Diese Anforderungen haben technische Redakteure an Redaktionssysteme

Auch in diesem Jahr haben wir auf der Tekom Jahrestagung (TC World Conference) wieder unsere Standbesucher befragt, um herauszufinden, wie die Zusammenarbeit von technischen Redaktionen und angrenzenden Abteilungen läuft. Wer arbeitet mit wem zusammen und was ist den Beteiligen dabei besonders wichtig. Denn nur durch gute Zusammenarbeit lassen sich die besten Informationen erstellen.

Wie im letzten Jahr, konnten wir etwa 100 Personen gewinnen, an unserer Standumfrage teilzunehmen. Hier sind die Ergebnisse (Hinweis: Hierbei handelt es sich nicht um eine repräsentative Umfrage):

Welches Redaktionstool verwenden Sie?

Die Umfrage zeigt, dass unsere Besucher offensichtlich keinen absoluten Favoriten bei der Erstellung von Technischen Dokumentationen haben. Es werden eine Reihe von unterschiedlichen Redaktionssystemen verwendet. Microsoft Word wird von rund einem Viertel der Befragten zur technischen Dokumentation eingesetzt und ist damit, wie im Vorjahr, am beliebtesten.

Etwa 15% verwenden Adobe FrameMaker und rund 9% haben Software von Schema im Einsatz. Adobe InDesign wird von 7% und die Unternehmens-Wiki-Software Atlassian Confluence wird von 6% der Teilnehmer verwendet. Neben diesen größeren Systemen sind Tools wie Author-IT und MadcapFlare mit je 4% im Einsatz. Der Rest, immerhin 28%, verteilt sich auf viele unterschiedliche Systeme, wie Cosima, DocuGlobe, TIM und andere, die wir unter "Others" zusammengefasst haben. 

Die Verteilung der verwendeten Systeme ist vergleichbar mit unserer Umfrage, in 2015. Damit bleibt Microsoft Word die beliebteste Software für die Erstellung von Dokumentationen. Auch FrameMaker von Adobe findet viel Zuspruch.

Wer ist an der Erstellung Ihrer technischen Dokumentationen beteiligt?

Die größte Herausforderung bei der Erstellung einer Dokumentation ist die Zusammenarbeit von technischen Redakteuren, Entwicklern, Produkt Managern, usw. Wir wollten wissen, wer an der Erstellung der technischen Dokumentation im jeweiligen Unternehmen beteiligt ist. Die Befragten hatten dabei die Möglichkeit mehrere Personen zu markieren. Für die Mehrzahl der Befragten beteiligen sich mit 22% die Kollegen der Entwicklung an der Erstellung von Dokumentation. Dahinter folgen das Produktmanagement (19%), Service & Support (18%), das Marketingteam (15%), die Qualitätssicherung (10%) und andere Abteilungen, die wir unter "Others" (16%) zusammengefasst haben.

Verglichen mit 2015 sind deutlich weniger Entwickler (50%) an der Erstellung von technischen Dokumentationen beteiligt und auch die Beteiligung der Qualitätssicherung (10%) hat sich reduziert. Dafür sind deutlich mehr Marketing- und Sales-Abteilungen involviert.

Die wichtigsten Anforderungen an Redaktionssysteme

Technische Redakteure haben vielfältige und spezielle Anforderungen an Redaktionssysteme. Insbesondere Personen, die verschiedene Dokumente in verschiedenen Sprachen und Versionen betreuen, benötigen ein Redaktionssystem, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten. Wir wollten herausfinden, wie die Teilnehmer unserer Umfrage in diesem Jahr zu Anforderungen wie Zusammenarbeit, Versionierung, Varianten, Sprachmanagement sowie Workflows und Qualitätsmanagement stehen. Welche Punkte sind im Redaktionsalltag und in der Zusammenarbeit mit Kollegen, anderen Abteilungen und Zulieferern besonders wichtig, welche haben weniger Bedeutung und welche sind eher irrelevant.

Die Bewertung der Anforderungen decken sich im Großen und Ganzen mit der Umfrage in 2015. Zusammenarbeit, Varianten und Sprachmanagement wurden vergleichbar bewertet. Allerdings hat das Thema Versionierung in der aktuellen Umfrage mehr Bedeutung erhalten, während Workflows und Qualitätsmanagement in diesem Jahr als weniger wichtig betrachtet wurden. Neu war die Frage zur Wiederverwendung von Inhalten, die von rund 90% der Befragten als bedeutendes Thema eingestuft wurde.

Zusammenarbeit

Mehr als 44% der Teilnehmer halten eine Zusammenarbeit von Kollegen und Abteilungen für sehr wichtig. Rund 15% empfinden es sogar als einen kritischen Aspekt in der Erstellung von Dokumentationen. Für 28% ist die Zusammenarbeit immerhin ein wichtiges Thema, während etwa 8% der Teilnehmer es als nicht so wichtig empfinden. Für rund 4% hat es sogar gar keine Bedeutung. 

Versionierung

Redaktionssysteme, die sowohl unterschiedliche Versionen als auch verschiedene Varianten verwalten, können technischen Redakteuren große Dienste erweisen. Kaum ist ein Produkt im Einsatz und die entsprechende Dokumentation dazu erstellt, wird schon an der Nachfolgeversion gearbeitet. Deshalb ist die Verwaltung verschiedener Versionen für unsere Befragten ebenfalls ein wichtiges Thema. Rund 17% erachten diesen Punkt als kritisch für die Erstellung von technischen Dokumentationen, 41% halten das Thema für sehr wichtig und rund 24% als wichtig. Für rund 12% der Befragten ist die Versionierung wenig relevant und für 6% ist das Thema nicht wichtig.

Varianten

Viele Produkte werden in verschiedenen Ausführungen ausgeliefert. Daraufhin müssen auch technische Dokumentation angepasst werden. Dass das Thema Varianten von Bedeutung ist, sieht man auch in den Umfrageergebnissen. Immerhin 18% der Befragten betrachten das Thema als kritisch und für rund 26% ist es sehr wichtig. Wichtig ist es immerhin für rund 32%. Nur etwa 18% betrachten es als wenig wichtig und für etwa 6% hat die Verwaltung von Varianten gar keine Bedeutung.

Experten-Tip

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Sprachmanagement

Moderne Redaktionssysteme können neben Versionen und Varianten ebenfalls verschiedene Sprachen verwalten. Das ist insbesondere in einem globalen Markt wie unserem von essentieller Bedeutung. Das spiegelt sich auch in unseren Umfrageergebnissen wieder. Von mehr als 32% wird dieser Punkt als kritisch und von rund 30% als sehr wichtig für eine erfolgreiche Dokumentation betrachtet. Für 18% ist das Thema noch wichtig. Nur für rund 10% ist das Thema nicht wichtig und für weitere 10% ist es sogar unbedeutend.

Wiederverwendung von Inhalten

Technische Redakteure wollen Ihre Dokumentation nicht mit jedem zusätzlichen Bauteil oder neu gestaltetem Feature von Neuem beginnen und jedes Detail erneut beschreiben. So oft wie möglich sollten bestehende Textbausteine verwendet oder nach Bedarf angepasste Bausteine genutzt werden. Das zeigt sich in unserer Umfrage besonders deutlich. Etwa 27% sehen diese Anforderung als besonders kritisch an für eine gute Redaktionssoftware. Für mehr als die Hälfte, rund 52%, ist das Thema sehr wichtig und für rund 11% ist es immerhin wichtig. Nur 10% der Teilnehmer betrachten diese Anforderung als unwichtig (5%) bzw. nicht bedeutend (5%). 

Workflows und Qualitätsmanagement

Der Qualitätsstandard einer technischen Dokumentation steht für viele Redakteure im Fokus, da Bedienungsanleitungen insbesondere für Erstanwender ein unerlässliches Hilfsmittel sind. Vollständigkeit, sprachlicher Ausdruck, Verständlichkeit usw. sind wesentliche Kriterien, um die Akzeptanz vom Anwender zu steigern. Ziel ist es funktionierende Workflows einzurichten und die Qualität an jeder Position des Workflows sicherzustellen. Das sehen auch die Teilnehmer unserer Umfrage so. Für rund 24% der Befragten sind Workflow und Qualität kritisch für den Erfolg. Etwa 34% sehen es als sehr wichtig und immerhin 22% noch als wichtig an. Nur für 12% der Befragten ist das Thema wenig relevant und für rund 7% ist es nicht wichtig.

Experten-Tip

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Wie veröffentlichen Sie Ihre Dokumentation?

Wir haben gefragt, wie Dokumentationen zugänglich gemacht werden. Hier hat es im Vergleich zum Vorjahr eine leichte Verschiebung in Richtung Online bzw. weg von gedruckten Dokumentationen gegeben. Rund 64% der Teilnehmer stellen ihre Dokumentationen in gedruckter Form (70% in 2015) zur Verfügung, während 76% auf die Veröffentlichung Online (69% in 2015) setzen. Nur 38% (48% in 2015) veröffentlichen Offline-Dokumentionen, beispielsweise als Hilfeanwendungen.

Auf der einen Seite sind Hersteller vieler Produkte gesetzlich zur Bereitstellung von gedruckten Dokumentationen verpflichtet. Das hat den Vorteil, ebenso wie bei Offline-Dokumentationen, dass ein Anwender auch in Situationen die Anleitung lesen kann, in denen kein Internetzugang zur Verfügung steht. Auf der anderen Seite werden, insbesondere im Konsumerbereich, Onlinedokumentationen immer beliebter und parallel zur gedruckten Version veröffentlicht.

Wie groß ist Ihr Unternehmen?

Die Unternehmensgröße ist wichtig in Bezug auf den Aufbau der Redaktionen und die Ausführung der Dokumentationen. Deshalb hat uns interessiert, wie viele Personen im jeweiligen Unternehmen der Befragten arbeiten. Rund zwei Drittel aller Befragten arbeiten selbständig oder sind für eher kleine Unternehmen oder für kleinere mittelständische Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern tätig. Das restliche Drittel teilt sich auf in Unternehmen mit bis zu 2000 Mitarbeitern (12%), bis zu 10.000 Mitarbeitern (16%) und mit mehr als 10.000 Mitarbeitern (13%).

Wir sehen, dass sich in diesem Jahr die Zahl der Selbständigen und Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern etwas erhöht hat (von 10% auf 18%), ebenso wie die Zahl der Besucher von Unternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern (von 26% auf rund 40%).

Wo ist Ihr Unternehmensstandort?

Die Tekom Jahrestagung ist eine internationale Konferenz. Daher hat uns interessiert, wo unsere Teilnehmer ihren Unternehmenssitz haben. Ebenso wie im letzten Jahr hat die Mehrzahl der Befragten ihren Sitz in Deutschland. Der Wert ist sogar auf rund 75% gestiegen. Doch auch Besucher aus Schweden (5%), aus der Schweiz (4%) sowie aus der Ukraine, USA und Österreich (mit je 2%) und aus vielen weiteren Ländern (8%) wie den Niederlanden, Großbritannien, Spanien und sogar Indien haben uns am Stand besucht.

Kennen Sie Atlassian Confluence?

Unsere K15t Scroll Add-Ons und Softwarelösungen für technische Redakteure basieren auf Atlassian Confluence. Mehrere unserer Kunden verwenden dieses Unternehmens-Wiki in Kombination mit verschiedenen Erweiterungen bereits als Redaktionssystem und für die Erstellung von technischen Dokumentationen. Deshalb hat uns natürlich interessiert, wer Atlassian Confluence bereits kennt oder damit arbeitet. Rund 26% der Befragten gaben an, Atlassian Confluence bereits im Einsatz zu haben und etwa 21% wussten um was für eine Software es sich hierbei handelt. Die Mehrheit von fast 53% allerdings hatte von Atlassian Confluence noch nicht gehört.

Im Vergleich zu 2015 ist der Prozentsatz der Personen, die Confluence kennen, leicht gesunken.

Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?

Diese Frage haben wir in diesem Jahr zum ersten Mal gefragt, da uns natürlich interessiert, wer uns denn an unserer Umfrage teilnimmt. Mehr als 60% der Teilnehmer unserer Befragung waren technische Redakteure bzw. Personen die mit Ihren Inhalten aktiv daran mitwirken (12%). Die weiteren Personen, die an unserer Umfrage teilgenommen haben sind in Positionen wie Geschäftsführer oder leitende Angestellte (10%) und Projekt- bzw. Produktmanager (10%), Berater (4%), IT-Administratoren und Einkäufer (2%).

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