Warum ich Confluence verwende, um ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen

Mitarbeiterhandbücher sind eine wertvolle Quelle für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Es erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, man kann Informationen über Krankheit, Urlaub oder Materialbestellungen nachschlagen, ohne Kollegen stören zu müssen.

So haben Arbeitgeber ein Tool mit dem Vorgaben effizient verwaltet und kommuniziert werden können.

Unser K15t Software Mitarbeiterhandbuch enthält Themen wie Unternehmenswerte, Regeln und Abläufe bei Krankheit, Urlaub, allgemeine Arbeitszeiten, Materialbestellungen und vieles mehr.

Darum ist es wichtig, das Handbuch für alle zugänglich zu machen, Rückmeldungen zu erhalten und die Unterlagen so aktuell wie möglich zu halten.

Ich habe schon mehrere Handbücher verwaltet und zum Schreiben und Veröffentlichen unterschiedlichste Tools verwendet. In diesem Blog Post möchte ich einen Vergleich zwischen dem weit verbreiteten Microsoft Word (das ich früher ebenfalls verwendet habe) und Atlassian Confluence – ein Enterprise Wiki, das ich derzeit verwende – ziehen.

Weniger ist mehr

Vermutlich möchte jeder seine Arbeit effizienter gestalten, egal in welchem Bereich. Bevor ich Confluence (ein Wiki-Tool für kollaborative Arbeit) einsetzte, war mein Prozess für das Schreiben und Veröffentlichen folgender:

mitarbeiterhandbuch workflow mit word

Ich verwendete Microsoft Word, um das Handbuch zu verfassen, zu bearbeiten und zu formatieren. Nach Durchsicht und Freigabe habe ich das Dokument als PDF exportiert, damit eine einheitliche Darstellung sichergestellt ist. Dann habe ich es in ein internes CMS System hochgeladen (vorher musste ich sicherstellen, dass das Dokument den gleichen Namen hatte wie das vorherige). Erst dort war es für alle zugänglich. Anschließend musste ich das Dokument manuell versionieren und archivieren. Sobald das Handbuch öffentlich war, kamen auch schon die ersten Änderungsanfragen, Vorschläge und Kommentare. Diese habe ich wiederum in einem Word-Dokument gesammelt und der Prozess startete von Neuem.

Seit ich Confluence zum Schreiben und Veröffentlichen einsetze, hat sich dieser Prozess erheblich geändert.

mitarbeiterhandbuch workflow mit confluence

Heute verfasse, bearbeite und formatiere ich das Mitarbeiterhandbuch direkt in Confluence. Nach Durchsicht und Freigabe muss ich nur die Sichtbarkeitsbeschränkungen aufheben und schon sieht das ganze Team die neue Version. Natürlich sammle ich noch immer Kommentare, Ideen und Vorschläge. Allerdings ziehe ich diese direkt aus Confluence heraus und füge sie in eine neue Confluence-Seite ein.

Effizientes Schreiben und Verwalten von Handbüchern

Microsoft Word ist ein großartiges Werkzeug für die Textbearbeitung. Es hat viele hilfreiche Funktionen, um Dokumente zu erstellen, wenn man weiß, wo man all diese Funktionen findet. Der Editor von Confluence ist nicht so mächtig, was aber auch ein Vorteil sein kann. Ein einziges Tool sowohl zum Schreiben, Bearbeiten, Formatieren als auch zum Veröffentlichen zu verwenden, macht den Prozess sehr effizient. Außerdem kann man sich von komplizierten Namensgebungs- und Speicherprozessen verabschieden (also kein final_final_really_final.doc mehr und wo ist das Dokument überhaupt?).

confluence versus word editor

Änderungen? Versionskontrolle hilft!

Mitarbeiterhandbücher sind lebende Dokumente. Richtlinien und Prozesse ändern sich und müssen im Handbuch vermerkt werden. Da es einfacher ist ein Dokument zu ändern, als ein neues zu erstellen, ist die Versionierung von Dokumenten unabdingbar. Doch Versionskontrolle kann kniffelig werden, insbesondere wenn der Prozess nicht automatisiert ist.

Ihrem Word-Dokument müssen Sie eine Versionsnummer sowohl im Dokument (z.B. in der Kopf- oder Fußzeile) als auch im Namen hinzufügen. Vergessen Sie diese Nummer zu ändern, wird es verwirrend: Ist das Dokument Mitarbeiterhandbuch-v3.doc das aktuellste, obwohl die Kopfzeile Version 2 anzeigt? Oder ist das Dokument Mitarbeiterhandbuch-v2.doc das aktuellste, weil die Kopfzeile Version 3 anzeigt?

Confluence hat eine eingebaute Seitenhistorie, mit der man Inhalte vergleichen und Änderungen sichtbar machen kann (ähnlich wie Words Änderungsnachverfolgung). Zusätzlich verwende ich Scroll Versions, ein K15t Software Add-On. Damit kann ich an einer neuen Version des Mitarbeiterhandbuches arbeiten, ohne dass andere die Änderungen sehen können oder ohne etwas zu kopieren.

Sobald das neue Handbuch fertig ist und alle Leserestriktionen aufgehoben sind, wird die alte Version automatisch ersetzt. Da die Versionsnummer automatisch hinzugefügt wird, gibt es keine Verwirrung darüber, welche Version die aktuellste ist.

versionskontrolle mitarbeiterhandbuch

Ist die neueste Version des Handbuches fertig? Änderungen markieren und JIRA Issues in Confluence hinzufügen.

Mitarbeiter in unterschiedlichen Ländern? 

Egal ob Unternehmen multikulturelle Teams haben, in denen verschiedene Sprachen gesprochen werden, oder Standorte in verschiedenen Ländern: Handbücher müssen übersetzt werden. Mit einem Word-basierten Ansatz müssen Sie ein Dokument in jeder Sprache (und jeder Version) erstellen. Da Word-Dokumente nicht miteinander verknüpft sind, ist es schwierig nachzuverfolgen, welche Teile eines Dokuments sich geändert haben oder überarbeitet werden müssen. Kombinieren Sie verschiedene Sprachen mit verschiedenen Versionen, braucht man beträchtliches Organisationstalent, um den Überblick zu behalten.

Derzeit verwalte ich nur eine Sprache für unser Handbuch. Aber sollten es einmal mehr werden, würde ich dafür Scroll Translations verwenden. Dieses Add-On funktioniert ähnlich wie Scroll Versions und ist auch kompatibel. So könnte ich gleichzeitig an mehreren Übersetzungen arbeiten und nach jeder Änderung würde mich Scroll Translations erinnern, dieses auch in der anderen Sprache zu ändern.

Feedback von und Kommunikation mit Mitarbeitern

Manchmal vergessen Arbeitgeber Regelungen zu Überstunden, flexiblen Arbeitszeiten oder Home-Office-Nutzung im Handbuch zu erklären. Darum ist es wichtig Feedback hierzu zu erhalten. Früher haben mir Mitarbeiter eine Email mit Fragen geschrieben oder mich auf dem Flur angesprochen, um mir Vorschläge für die nächste Version zu machen. Ich habe dann versucht mir eine schnelle Notiz zu diesen Fragen, Kommentaren und Vorschlägen zu machen. Allerdings war das kein sehr verlässlicher Prozess, vor allem, wenn zwischen zwei Versionen des Handbuches eine längere Zeit lag. Oft konnte ich meine Notizen nicht mehr finden und mich nicht mehr an alles erinnern, was Kollegen mir mitgeteilt hatten.

Auch heute sprechen mich noch Kollegen auf dem Flur an, um mir Input zu geben. Doch normalerweise verwenden sie die von Confluence bereit gestellten Möglichkeiten (wie Inline-Kommentare, Seiten-Kommentare, @-Mentions, usw.), um Vorschläge zu machen, Fragen zu bestimmten Teilen zu stellen oder mir Feedback direkt im Dokument zu geben. Ich brauche mir also nicht zu merken, wo ich meine Notizen ablege, denn alles ist schon am richtigen Platz zu finden.

Wie Sie sehen, bin ich sehr froh, dass ich mein Handbuch nicht mehr in Word schreiben muss. Unternehmen und Teams sind in ständigem Fluss. Regelungen und Richtlinien werden ständig aktualisiert und Prozesse (hoffentlich) verbessert. Mitarbeiterhandbücher sollten diese Änderungen widerspiegeln und die Werkzeuge, die Sie für solche Dokumente verwenden, sollten diesen Prozess effizienter machen.

Hinweis

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein wichtiges Dokument, das in keinem Unternehmen fehlen sollte. Finden Sie heraus, warum ein Mitarbeiterhandbuch nicht nur zur Darstellung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen genutzt werden kann, sondern wie ein Mitarbeiterhandbuch hilft, die Unternehmenskultur aufzubauen.


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