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6 Gründe, warum Enterprise-Wikis immer noch großen Erfolg haben
Martin Häberle

Martin Häberle am 8. Juni 2017

Martin Häberle

Martin Häberle am 8. Juni 2017

6 Gründe, warum Enterprise-Wikis immer noch großen Erfolg haben

Dieser Betrag wurde von unserem Gastautor Martin Häberle, Produktmanager bei der SoftProject GmbH, verfasst.

Die goldenen Zeiten, in denen Wikis massenhaft eingesetzt wurden, sind lange vorbei. Manche sagen sogar, Wikis seien tot. Und trotzdem ist das Enterprise-Wiki Atlassian Confluence beliebter als je zuvor. Unser Gastauthor hat sechs Gründe gefunden, warum das kein Widerspruch ist und beschreibt das Geheimrezept hinter dem Erfolg von Confluence.

Wenn aufregende neue Technologien veröffentlicht werden, werden sie häufig über die Maßen bejubelt, erhalten schnell viel Aufmerksamkeit und rufen unglaubliche Begeisterungsströme hervor. Die IT-Unternehmensberater von Gartner haben den Lebenszyklus verschiedener Technologien, die solch einen Hype durchlaufen haben, analysiert. Aus den Erkenntnissen haben Sie das sogenannte HypeCycle Modell entwickelt. Hier ist, was Sie herausgefunden haben: Nachdem die erste Begeisterungswelle ihren Höchststand erreicht hat, bricht der Hype zusammen und mündet in Ernüchterung und Enttäuschung. Erst wenn die erste Begeisterung nachlässt, kann sich die Technologie solide weiterentwickeln, bis ein gesundes Maß an Produktivität erreicht ist.

gartner hypecycle wiki

Der Gartner HypeCycle zeigt die verschiedene Phasen, in denenTechnologien erscheinen und angenommen werden

Der Wiki-Hype rund um die Jahrtausendwende versprach Wissen für alle, bereitwillig beigesteuert von nahezu der gesamten Menschheit. Spätestens 2008 war von der anfänglichen Euphorie aber nicht mehr viel übrig, wie die Hype-Kurve deutlich zeigt. Danach ging das öffentliche Interesse an Wikis als Technologie stark zurück. Die anfangs euphorische Nutzerschaft war vielleicht auch ein wenig enttäuscht, denn offenbar wollte doch nicht jeder sein gesamtes Wissen teilen. Vielleicht waren die damaligen Wikis auch nicht so einfach und schnell zu benutzen, wie die Bezeichnung Wiki (Hawaiianisch für „schnell“) vermuten ließ.

Auch heute betrachten viele Atlassian Confluence als „nur ein weiteres Wiki“. Doch dieses Enterprise-Wiki und der kollaborative Gedanke dahinter sind erfolgreicher denn je. Was ist also das Geheimrezept von Confluence? Ein Blick in die Entwicklungsgeschichte von Confluence ergibt Aufschlüsse.

#1 Fokus auf Unternehmen

Obwohl der große Wiki-Hype vorbei war, glaubten die Erfinder von Confluence fest an die Enterprise-Wiki-Idee. Sie konzentrierten sich dabei auf die Bedürfnisse von (IT-)Unternehmen, fanden so ihre Nische und entwickelten eine produktiv nutzbare Lösung – ganz so, wie Gartner dies in ihrem „Slope of Enlightenment“ vorhersagt. In Unternehmen sind beispielsweise Strukturierungsmöglichkeiten gefragt und eine solide Berechtigungsverwaltung. Die Antwort der Australier darauf waren u.a. Spaces – also in sich abgeschlossene Unter-Wikis, die Seiten und wiederum beliebig viele Unterseiten enthalten können. Das war revolutionär und kam überall auf der Welt gut an! 

#2 Soziale Plattform und grafische Oberfläche

Eine großartige Wiki-Technologie alleine bewegt jedoch wenig. Das erkannte das Confluence-Team schon früh. Vielmehr bestimmten soziale Netzwerke bereits den Alltag vieler Nutzer. Confluence entwickelte sich daher ab 2009 in Version 3 vom Enterprise-Wiki zur vollwertigen sozialen Platform mit Kommentarfunktion, Blogs, Shares, Likes & Co.

Ein Meilenstein wurde zudem erreicht, als Atlassian mit Confluence 4 einen einfach nutzbaren grafischen Editor einführte. Für viele war das ein Durchbruch, weil sie erkannten, dass ihre bisherigen Wiki-Projekte plötzlich nicht mehr aktuellen Anforderungen genügten. Mit der grafischen Oberfläche setzte sich Confluence von altbekannten Wikis mit ihren komplizierten Formatierungscodes ab. Konsequenterweise hieß es nun „Good bye, Wiki Markup“ – was manche Wiki-Puristen nie so recht verzeihen konnten, den Massenerfolg aber erst möglich machte.

#3 Nahezu beliebige Erweiterbarkeit

Ab 2009 entstand rund um die Produkte aus dem Hause Atlassian ein schnell wachsendes Ökosystem mit Erweiterungen (in der Atlassian Welt als Add-ons bekannt) für alle möglichen Anwendungsfälle. Dazu zählte übrigens auch der erste Scroll Exporter von K15t Software. Dieser ermöglichte verschiedene Exportoptionen, was Confluence in ein Single Source Publishing System verwandelte. 2010 folgte Scroll Office für die Ausgabe von perfekt formatierten Word-Dokumenten auf Basis von Confluence-Seiten. Nach viel begeistertem Feedback von Technischen Redakteuren brachten die Experten für Wiki-basierte Dokumentation 2012 dann Scroll Versions auf den Markt: ein Add-on für die speziellen Content Management Anforderungen zum Versions- und Variantenmanagement.

Das Enterprise-Wiki Confluence entwickelte sich also, neben zahllosen weiteren Anwendungsfällen, auch dank des Marketplaces und spezialisierten Atlassian-Partnern weiter zum vollwertigen Redaktionssystem für Technische Redakteure – eine Tatsache, die in der Branche nicht lange unbemerkt blieb.

#4 Volle Gestaltungsfreiheit

Zwar gab es schon früh Themes im Atlassian Marketplace, doch diese ähnelten der Confluence Struktur noch zu sehr, um als unabhängige Webseiten wahrgenommen zu werden. Was wäre, wenn Confluence für externe Nutzer nicht mehr wie Confluence aussehen würde sondern sich wie eine Firmenwebsite anfühlen würde? 

Erst 2013 wurde auf diese Frage mit dem Add-on Scroll Viewport eine wirklich befriedigende Antwort geliefert. Denn nun war es möglich, die Plattform Confluence ähnlich einem Web-CMS wie Wordpress zu verwenden, bei dem das Erstellen von Inhalten konsequent von deren Präsentation getrennt werden. Die benutzerfreundliche Confluence-Oberfläche ließ sich fortan als kollaboratives Back-end für Autoren nutzen, und gleichzeitig konnten einzelne Bereiche auf Besucherseite mit komplett angepasstem Look & Feel und mit lesbaren URLs bereitgestellt werden.

Damit können Autoren weiterhin den Schreibkomfort von Confluence nutzen, während sich der daraus erzeugte Web Content sich nicht mehr vom Rest der firmeneigenen Website unterscheidet. Oder hätten Sie bemerkt, dass hinter diesem Blog ein Confluence-System steckt?

#5 Zusammenarbeit statt Informationssilos

2014 war laut den Experten von Gartner das Jahr der „Zusammenarbeit“. Was anderswo nur der Gipfel eines Hypes darstellte, war für Confluence jedoch schon immer ein Grundprinzip.

Im Umfeld der Technischen Dokumentation versuchten nun beispielsweise alteingesessene Redaktionssystem-Hersteller, eher halbherzig auf den „Collaboration“-Trend aufzuspringen und entsprechende Features in ihre Systeme einzubauen, damit diese endlich nicht mehr nur von Redakteuren mit XML-Kenntnissen bedient werden konnten. Doch im Ergebnis brachte das ihre komplexen, langjährig gewachsenen komponentenbasierten Systeme nicht weiter. Viele Redaktionssysteme sind heute noch isolierte Wissensfestungen fernab jeglicher Möglichkeit der Zusammenarbeit.

Die alte Wiki-Idee hingegen, Informationen einfach und schnell an einer zentralen „Single Source of Truth“ zu erfassen und dann kontinuierlich gemeinsam weiter zu entwickeln, ist weit mehr als ein Feature-Set. Es ist eine Überzeugung, die sich immer mehr in der Wirtschaft durchsetzt.

#6 Konsequent agile Inhaltserstellung

Als 2016 „Simultaneous Collaborative Editing“, also das gleichzeitige Bearbeiten von Inhalten, mit Atlassian Confluence 6 möglich wurde, so war das zwar mehrere Jahre nachdem die Cloud-basierten Office-Systeme wie z.B. Google Docs dies bereits anboten und noch deutlich später als der Hype zu diesem Begriff entflammt war. Doch dafür lag beim Enterprise-Wiki Confluence der Fokus wieder auf der produktiven Nutzung innerhalb von Organisationen – etwa für die kollaborativ erstellte Technische Dokumentation.

Gleichzeitig Inhalte bearbeiten zu können mag ein nettes Feature für Cloud-Apps sein. Doch erst mit einer Plattform wie Confluence eröffnen sich dadurch ungeahnte Möglichkeiten für die Inhaltsentwicklung in agilen Umgebungen. Dass beispielsweise die Dokumentationsentwicklung bei immer kürzeren Release-Zyklen mithalten und dennoch hohe Qualität gewährleisten kann, ist dabei nur einer der Möglichkeiten.

Fazit

Ein Blick in die Vergangenheit zeigt, dass Wikis als allgemeine Wissenssammlungen vielleicht Geschichte sein mögen, doch als Plattformen für die effektive Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen sind sie lebendiger denn je. Tatsächlich hat sich Atlassian Confluence mittlerweile als Standard in kleinen und großen Organisationen bis hin zu Konzernen etabliert, wie auch Techcomm-Blogger Tom Johnson feststellte:

"Wikis have become the standard corporate platform for employees to share and publish information. Wikis such as Confluence have largely replaced SharePoint."

Confluence ist die Plattform der Wahl für mehr als 35.000 Teams weltweit, um mit Kollegen, Partnern und sogar Kunden Informationen gemeinsam und in Echtzeit zu erstellen, zu teilen und zu publizieren. Das Geheimrezept von Confluence ist wohl seine Vielseitigkeit und konstante Weiterentwicklung, kombiniert mit der konsequenten Ausrichtung an den Bedürfnissen von Unternehmen und einer klaren Vision für die Zukunft der Zusammenarbeit.

Was denken Sie, gibt es weitere Gründe, warum Enterprise-Wikis wie Confluence noch immer so erfolgreich sind? Teilen Sie Ihre Meinung mit uns in den Kommentaren.

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