Wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen reduzieren können

Wie jedes Unternehmen wollen auch wir gute Produkte entwickeln und Dienstleistungen verkaufen. Dafür brauchen wir Know-how, kluge Köpfe und Teamgeist - aber auch die Möglichkeit, sich auf seine Aufgaben zu konzentrieren. Deshalb macht sich jeder Einzelne darüber Gedanken, wann, mit wem, wie und über welches Thema kommuniziert wird: persönlich, am Telefon oder per E-Mail, und nutzt dabei alle Möglichkeiten der modernen Kommunikation.

Doch wie sieht es in den meisten Unternehmen aus? Häufig wird erst einmal eine E-Mail geschrieben, ohne darüber nachzudenken, ob ein kurzes Telefonat nicht vielleicht effizienter wäre. Kein Wunder, dass überall auf der Welt Arbeitnehmer über eine E-Mail-Flut klagen. Wir klagen nicht. Denn wir schreiben - jedenfalls intern - keine E-Mails mehr. Warum? Weil es heute bessere Möglichkeiten gibt sich auszutauschen. 

Der Fluch der E-Mail-Flut

Vor gerade einmal 20 Jahren wurden Geschäftsbriefe noch auf Diktiergeräte gesprochen, abgetippt, in mehrfacher Version ausgedruckt, unterschrieben, verschickt und abgelegt. Auf eine Antwort musste man oft mehrere Tage warten. Heute kaum mehr vorstellbar. Kein Wunder also, dass die E-Mail so einen Erfolg hatte. Sie ist schnell, kostengünstig, ökologisch und praktisch. Doch heute ist eine regelrechte E-Mail-Flut in vielen Unternehmen zum Fluch geworden:

  • 615 E-Mails erhält jeder Mitarbeiter pro Woche im Durchschnitt. 
  • 15 Stunden wöchentlich verbringt jeder Mitarbeiter damit, diese E-Mails zu beantworten.
  • 36 Mal pro Stunde schaut jeder Mitarbeiter in eine E-Mail.

Diverse Studien belegen, wie ineffizient die Kommunikation durch E-Mails geworden ist und wie diese die Konzentration des Empfängers stören. Viele E-Mail-Programme melden eine neue Nachricht visuell oder durch Ton. Bei über 100 E-Mails, die täglich eingehen, kann man sich vorstellen, dass diese Ablenkung Unternehmen viele Milliarden Euro kostet. 


Unproduktive E-Mails aufspüren

Spam-E-Mails spielen dagegen kaum eine Rolle, denn die meisten Nachrichten, die in der Inbox landen, werden intern verschickt. Sie drehen sich um eine überschaubare Anzahl an Aufgaben und Projekten, an denen die einzelnen Mitarbeiter arbeiten. Doch trifft eine E-Mail ein, arbeitet der Empfänger vielleicht gerade an einem anderen Thema. Wird die Nachricht dann irgendwann gebraucht, muss sie umständlich in der E-Mail-Inbox gesucht werden.

Die eigentliche E-Mail-Flut in Unternehmen entsteht jedoch, wenn man von Diskussionen und dem Versand von Dokumenten absieht, vor allem durch die große Anzahl von unproduktiven E-Mails:

  • Schlecht durchdachte Empfänger-Listen und Cc-Verteiler 
  • Weiterleitungen, die "Nur zur Info" verschickt werden
  • Unachtsamkeiten wie "Ups, Anhang vergessen" oder "Was ich noch vergaß, zu erwähnen"

Dabei könnte eine Reihe von E-Mails schon durch ein kurzes persönliches Gespräch abgewendet werden.

Doch Vorsicht:

Nicht nur die Anzahl der E-Mails steigt ständig. Zusätzlich sitzen Angestellte im Schnitt mehr als 15 Stunden pro Woche in Besprechungen - zwei Drittel davon sind unnütz, zeigen Studien. Hand aufs Herz: An wie vielen unnützen Meetings oder Telefonkonferenzen haben Sie heute schon teilgenommen?

Es hilft also nichts. Sie müssen das Übel an der Wurzel packen und die Menge der E-Mails und Meetings drastisch reduzieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Möglichkeiten moderner Kommunikation nutzen

Mit den Mitteln der modernen Kommunikation sind wir sind ständig online - im Büro und unterwegs. Das bietet uns großartige Möglichkeiten - und der private Bereich machte es vor. Bilder und Nachrichten werden geteilt, kommentiert und diskutiert. Es wird gechattet und über Video telefoniert. Wie oft schreiben Sie denn privat noch eine E-Mail?

Stellen Sie sich einmal vor, das gäbe es auch für Ihr Unternehmen: 

  • Informationen interaktiv austauschen, diskutieren und kommentieren (einschließlich Inline-Kommentare und @-mentions)
  • Wissen (Protokolle, Excel-Listen, Statusreports, etc.) allen Projektmitgliedern zugänglich machen
  • Immer die neueste Version - aber auch alte Stände - verfügbar haben
  • Diskussionen direkt am Dokument führen
  • Rückfragen und Datenaustausch über Einzel- und Gruppenchats

Hier die gute Nachricht: Das gibt es. Die Atlassian-Plattform bietet verschiedene Tools für bessere Zusammenarbeit. So tritt die E-Mail ganz von alleine in den Hintergrund.

Sie arbeiten gemeinsam an Konzepten, Handbüchern, Berichten, Presseartikeln und vielen anderen Inhalten - und zwar parallel. Niemand muss mehr warten, bis ein Dokument zur Bearbeitung freigegeben wurde. Änderungen sind für alle sofort sichtbar. Dateien wie Protokolle, Statusberichte, Kalkulationen, Bilder u.v.m. werden einfach hochgeladen. Diskussionen können direkt am Dokument oder in einem separaten Chatraum geführt werden. So finden Sie alle Informationen dort, wo sie gebraucht werden, und reduzieren gleichzeitig einen Großteil der E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen.

Mit Atlassian Confluence und HipChat können Sie die Möglichkeiten der modernen Kommunikation voll ausschöpfen und dabei ganz nebenbei die E-Mail-Flut im Unternehmen reduzieren. Lassen Sie sich auch inspirieren von unseren Tipps, wie Sie richtig mit HipChat arbeiten (auf Englisch).

Denken Sie kundenorientiert

IT-Abteilungen leben es schon lange vor: Sie denken kundenorientiert und verwalten Anfragen über ein Service-Center-System wie JIRA Service Desk. Von diesem Konzept könnten auch andere Service-Abteilungen wie Personalwesen, Marketing, Buchhaltung, Qualitätsmanagement usw. profitieren, in denen sich die E-Mail-Inbox mit den unterschiedlichsten Anfragen und Informationen füllt:

  • Sie behalten den Überblick und keine Anfrage geht in Ihrer Inbox verloren.
  • Anfragen können priorisiert und an den richtigen Bearbeiter weitergeleitet werden.
  • Sie verhindern ein Frage-Antwort-Ping-Pong, wenn Sie alle Informationen über ein Formular abfragen.


Ständig wiederkehrende Fragen können außerdem in einen Selfservice-Bereich aufgenommen werden. Welche das sind, sehen Sie an der täglichen E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen - Anfragen nach aktuellen Reisekostenformularen, Urlaubsregelungen oder Produktbroschüren. Denn anstatt Ihnen eine E-Mail zu schreiben, kann der suchende Kollege einfach die Suchfunktion nutzen und voilà: Da ist die Antwort oder die gesuchte Datei.

So haben Sie nicht nur Ihre E-Mail-Flut reduziert, sondern gleichzeitig die interne Kundenzufriedenheit deutlich gesteigert. 



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