Vermeiden Sie diese 7 Fallstricke, wenn Sie mit Confluence die Zusammenarbeit verbessern wollen


Viele Unternehmen und Organisationen machen immer wieder dieselben Fehler, wenn sie Atlassian Confluence als Software für gute Zusammenarbeit, Wissensmanagement und Dokumentation nutzen wollen.

Diese Liste bezieht sich zwar auf Confluence - das Enterprise Wiki und die Plattform für Zusammenarbeit von Atlassian - doch sie lässt sich auch auf andere Plattformen und Content-Management-Systeme anwenden. Es tauchen immer wieder die gleichen Fallstricke auf - also lassen Sie uns herausfinden, wie wir sie lösen können.

1. Übermäßige Zugangsbestimmungen

Nachdem sie eine Plattform für die Zusammenarbeit eingerichtet haben, beschränken einige Admins auch schon gleich die Nutzerrechte. Eingeschränkte Zugangsberechtigungen können sinnvoll sein, wenn verschiedene Anwendergruppen die Plattform stark nutzen. Aber wenn Sie erst damit beginnen ein Firmen-Wiki wie Atlassian Confluence aufzubauen, sollten Sie Ihre Anwender dazu ermutigen, das System zu nutzen und Inhalte beizutragen. So entsteht ein reiches Intranet, das Wissen und Dokumente von allen für alle bereitstellt.

Übermäßige Zugangsbeschränkungen können unbeabsichtigt zu Problemen führen. Beispielsweise darin, dass einige Anwender keinen Zugriff auf Inhalte haben, die ihre Kollegen sehen können. Ein Teil des Teams kann sich dadurch ausgeschlossen und frustriert fühlen und Sie erreichen das Gegenteil von dem, was Sie eigentlich wollten.

Das können Sie verbessern:

Beim Wiki-Ansatz von Collaboration-Plattformen ist Offenheit der Schlüssel zum Erfolg:

  • Geben Sie Ihren Nutzern so viel Freiheit wie möglich
  • Jeder sollte möglichst viel sehen und bearbeiten können
  • Begrenzen Sie Zugang nur dort, wo es zwingend ist (vertrauliche Inhalte).

Auch wenn die Neugierde am Anfang groß ist, werden Sie bald eine Änderung im Nutzerverhalten feststellen. Anwender werden sich nur den für Sie relevanten Inhalten zuwenden, und für sie uninteressante Inhalte ignorieren. 

2. Mehrere Nutzer teilen sich einen Account

Einige Confluence-Admins weisen Gelegenheitsanwendern, einen generischen Benutzeraccount wie "Supportmitarbeiter" zu. Damit arbeiten dann mehrere Anwender oder sogar ganze Gruppen. Aus Sicht der Admins werden damit 'wertvolle' Atlassian-Confluence-Lizenzen gespart. Außerdem meinen sie, dass die Administration einfacher sei, wenn es weniger Personen nutzen.

Durch diese Strategie entstehen aber neue Risiken, beispielsweise durch Weitergabe von Passwörtern. Außerdem verhindert dieses Vorgehen die Zusammenarbeit - und damit genau das, was man doch mit einem Enterprise Wiki erreichen will. Das Ziel ist, alle Confluence-Nutzer ermuntern, regelmäßig und aktiv Wissen und Information beizutragen - nicht nur gelegentlich mal reinzuschauen.

Autoren sollten auch die persönliche und verdiente Wertschätzung bekommen, wenn sie gute Beiträge liefern. Aber generische Benutzeraccounts machen Anwender praktisch anonym. Schon bald werden Leser sich sagen: "Oh, schon wieder ein Beitrag von irgendeinem Supportmitarbeiter. Kenn ich nicht, interessiert mich nicht."

Wir können schon fast garantieren, dass generische Benutzeraccounts die Zusammenarbeit verhindern. Es ist unmöglich nachzuverfolgen, wer welche Änderungen vorgenommen hat oder wer eine neue Seite angelegt hat. Die Transparenz als eine der Besonderheiten von Atlassian Confluence wird mit generischen Benutzeraccounts zunichte gemacht.

Darüber hinaus werden die sozialen Eigenschaften von Confluence - zu denen Likes, Favorite Pages und Space gehören - so gut wie nutzlos, wenn Nutzer persönliche Vorlieben und Interessen nicht äußern können.

Das können Sie verbessern:

Vergeben Sie keine generischen Benutzeraccounts. Wenn Sie Zeit beim Administrieren sparen wollen, legen Sie stattdessen Gruppen an. Damit verhindern Sie auch Missbrauch, da jeder Eintrag den entsprechenden Verfasser vermerkt.

3. Die Kommentarfunktion abschalten

Zusammenarbeit bedeutet Informationsaustausch. Und Enterprise Wikis wie Atlassian Confluence wurden entwickelt, um diesen Austausch zu vereinfachen. Geschriebener Text ist die einfachste Möglichkeit, schnell und effektiv Gedanken auszutauschen.

Standardmäßig erlaubt Confluence seinen Anwendern, Kommentare auf allen Seiten und Blog Posts zu hinterlassen. So bekommen Verfasser und Bearbeiter ständige Rückmeldung. Wenn sich unter einer Confluence-Seite eine Diskussion entwickelt, dann signalisiert das verstärktes Interesse am Thema und Gesprächsbedarf. Darüber hinaus können kritische Kommentare den Bearbeiter ermuntern, Inhalte weiter zu verbessern.

Wenn Sie die Funktion ausschalten, zerstören Sie die wichtigste soziale Komponente Ihrer Collaboration-Plattform.

Das können Sie verbessern:

Erlauben Sie Ihren Anwendern nicht nur, Kommentare zu hinterlassen, sondern ermuntern und ermutigen Sie zum Dialog.

Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung für neue Erkenntnisse, Diskussionen und Anregungen. Manchmal kann es sogar hilfreich sein, wenn anonyme Nutzer auf öffentlich zugänglichen Confluence-Seiten kommentieren. So ermutigen Sie Ihre Leser oder Ihre Kunden Feedback zu geben.

Kommentieren an Ort und Stelle

4. Confluence Updates vernachlässigen

Anwender wollen und verdienen ein System, das ständig verfügbar, sicher und auf dem neuesten Stand ist. Ihre Plattform benötigt eine schnelle und flexible Oberfläche, mit der das Arbeiten Spaß macht. Eine Seite beim Laden zu beobachten macht niemandem Spaß. Wenn alles reibungslos läuft, wird das System schnell akzeptiert und bevor man sich versieht, hat man eine Reihe von motivierten Confluence-Anhängern, die die Plattform aktiv nutzen.

Neue Systeme sollten immer schlank, leicht bedienbar und schneller als das Vorgängersystem sein. Confluence erfüllt auf jeden Fall die beiden ersten Kriterien. Wie schnell das System am Ende läuft, hängt allerdings vom Administrator ab, der für Performance und Sicherheit zuständig ist.

Das können Sie verbessern:

Auch wenn mehrere Tausend Anwender Confluence nutzen, halten Sie Ihr System aktuell und schnell in der Anwendung:

  • Verwenden Sie immer die neueste Version von Confluence.
  • Setzen Sie Priorität auf schnelle und sichere Serverperformance, selbst mit Hunderten Nutzern und Tausenden Seiten.
  • Planen Sie Ihre Kapazität für ein "Worst-Case-Szenario" - das eigentlich der Idealfall ist, wenn nämlich alle aktiv zusammenarbeiten und das System kräftig nutzen. 

5. Alles auf einer Seite ablegen

Ihre Anwender sollen immer alle Informationen im Überblick haben. Das heißt aber nicht, dass sie ihre gesamte Dokumentation auf einer einzigen Seite, womöglich mit Tausenden von Zeilen, niederschreiben sollen.

seitenhierarchie confluence

Einige Enterprise Wikis wie Confluence bieten standardmäßig Funktionen, mit denen Sie Inhalte zusammenzufassen und innerhalb von unterschiedlichen Spaces organisieren können. Innerhalb eines Spaces können Sie dann so viele Seiten und Unterseiten anlegen, wie Sie mögen.

Dadurch kann ein Seitenautor Inhalt und Wissen so anlegen, dass es sich intuitiv nutzen und nachvollziehen lässt - in Baumstrukturen (oder Pyramiden), ähnlich wie Kapitel in einem Buch.

Ohne Navigation können Seiten zu unglaublicher Länge anwachsen, auf denen Leser ewig herunterscrollen müssen. Da kann einem schon die Luft und Lust zu ausgehen. Zu viel Inhalt auf einer Seite macht es Lesers außerdem schwieriger, Kommentare zu verfassen. Zum einen, weil man nicht etwas kommentieren will, was gefühlte 10.000 Pixel entfernt ist. Zum anderen macht das Scrollen das Zitieren von Passage unhandlicher. Und wieder leidet die Zusammenarbeit.

Das können Sie verbessern:

  • Halten Sie Inhalte einfach und verständlich. Überprüfen Sie diese regelmäßig und teilen Sie lange Seiten auf Unterseiten auf. Daumenregel: Ab drei oder mehr Überschriftsebenen den Text auf Unterseiten verteilen. Mit dem Confluence Include-Macro oder besser dem Includeplus-Macro von Scroll Versions, verwenden Sie Textteile einfach wieder.
  • Beim Import aus einem Worddokument, nutzen Sie die "Split by Heading"-Einstellung. So erhält Confluence die gleiche Hierarchie wie das Ursprungsdokument.
  • Verwenden Sie immer die aktuellste Version. Seit Confluence 5.6 haben Sie über die Navigationsleiste die Struktur in Ihrem Space jederzeit im Blick. Die Ebenen der Baumstruktur bleiben auch dann erhalten, wenn Sie weiter durch die Seiten browsen. Mit Scroll Versions können Sie über Ihre persönlichen Einstellungen auch auf die oberste Seitenebene zugreifen

6. Offline arbeiten und Inhalte hineinkopieren

Für Leute wie mich, die jeden Tag mit Atlassian Confluence arbeiten, ist es schwer zu verstehen, warum gelegentliche Confluence-Nutzer annehmen, es sei effizienter, den Content "auszuchecken", ihn in ein Textverarbeitungsprogramm zu kopieren und nach der Bearbeitung wieder in Confluence hineinzukopieren. Dieser Ansatz ist vielleicht sinnvoll, wenn Sie eine Seite oder einen Blog Post während einer langen Flugreise ohne Internetverbindung bearbeiten wollen - wenn Sie aber an Ihrem Schreibtisch sitzen, ist das Vorgehen ziemlich unlogisch.

Wenn Sie Richtext aus Microsoft Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen in Confluence kopieren, ergeben sich außerdem meist Formatierungsprobleme. Entweder werden Stile dann falsch dargestellt oder das Programm benimmt sich merkwürdig.

Das können Sie verbessern:

  • Um das Formatierungsdurcheinander wie etwa falsche Schriftfarben aus dem Confluence-Editor zu entfernen, wählen Sie "Clear formatting". Sie finden diese Option in der Toolbar unter dem Dropdown-Menu mit dem "Durchgestrichen"-Zeichen.
  • Für Formatierungen, die schwieriger zu korrigieren sind, können Sie auch das Confluence Source Editor Plug-In nutzen, um das Speicherformat der Seite zu bearbeiten.
  • Natürlich gibt es auch Nutzer, die einfach nur die Rechtschreibhilfe oder Terminologieverwaltung ihres Textverarbeitungsprogrammes vermissen. Auch diesbezüglich gibt es gute Nachrichten, denn Softwaresysteme wie Acrolinx sind auch für Confluence verfügbar.

Content einfach wiederverwenden

7. Inhalte als Dokument anhängen

Es ist schon sehr einfach, Inhalte aus einem Worddokument in Confluence zu importieren. Noch einfacher ist es natürlich, das Worddokument als Anhang an die Seite anzuhängen, denn das funktioniert in Confluence ziemlich problemlos. Sie können sich sogar die Inhalte des Word- oder PDF-Dokuments anzeigen lassen und auch die Confluence-Suche indexiert diese Anhänge. Allerdings kann es auch ein Zeichen für eine fehlende Content-Strategie sein, wenn Dokumente einfach nur von einem System in das andere geschaufelt werden.

Außerdem widerspricht dieser Ansatz, einfach nur Anhänge abzulegen, dem Grundsatz, auf dem Confluence basiert. Es ist kein Ablagesystem. Confluence ist eine Kollaboration-Plattform und ein Enterprise Wiki, in dem Autoren Inhalte wie Seiten und Blog Posts erstellen und verwalten.

Das können Sie verbessern:

Verwenden Sie den grafischen Editor in Confluence, um Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten. So profitieren Sie am besten von der Zusammenarbeit. Sie können:

  • Änderungen verfolgen
  • Kommentare erstellen
  • Seiten teilen, weiterleiten und verlinken.

Benötigen Sie doch Dokumente im PDF- oder Word-Format, nutzen Sie unsere Scroll Exporter Add-Ons und exportieren Sie die Inhalte, die Sie benötigen - einfach und professionell aufbereitet.

Fazit

Atlassian Confluence ist ein Enterprise Wiki und eine großartige Plattform zur Zusammenarbeit in Unternehmen. Allerdings braucht ein Unternehmen mehr als ein gutes Werkzeug, um erfolgreich Wissen zu managen und Dokumente zu erstellen. Denken Sie daran, dass der Erfolg eines solchen Systems davon abhängt, wie gerne Anwender es verwenden, wie einfach sie es bedienen können und wie sie von den Inhalten, die ihnen zur Verfügung gestellt werden, profitieren können. Das sind einige grundlegende Punkte, wenn Sie Ihre Anwender zum Teilen und Mitmachen bewegen und die Plattform für Zusammenarbeit zu einem Erfolg führen wollen.


Wollen Sie mehr erfahren?



Related Articles

Cookie Policy

Wir verwenden Cookies damit unsere Homepage gut funktioniert, wir unseren Service verbessern können und Ihnen die Nutzung erleichtern.