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Vermeiden Sie diese 7 Fallstricke, wenn Sie mit Confluence die Zusammenarbeit verbessern wollen
Martin Häberle

Martin Häberle am 13. September 2017

Martin Häberle

Martin Häberle am 13. September 2017

Vermeiden Sie diese 7 Fallstricke, wenn Sie mit Confluence die Zusammenarbeit verbessern wollen

Viele Unternehmen und Organisationen machen immer wieder dieselben Fehler, wenn sie Atlassian Confluence als Software für gute Zusammenarbeit, Wissensmanagement und Dokumentation nutzen wollen.

Diese Liste bezieht sich zwar auf Confluence - das Enterprise Wiki und die Plattform für Zusammenarbeit von Atlassian. Doch sie lässt sich auch auf andere Plattformen und Content-Management-Werkzeuge anwenden. Es tauchen immer wieder die gleichen Fallstricke auf - also lassen Sie uns herausfinden, wie wir sie lösen können.

1# Übermäßige Zugangsbestimmungen

Nachdem sie eine Plattform für die Zusammenarbeit eingerichtet haben, beschränken einige Admins auch schon gleich die Nutzerrechte. Natürlich mag es sinnvoll sein, die Zugangsbestimmungen einzuschränken, wenn verschiedene Anwendergruppen die Plattform stark nutzen. Wenn Sie aber gerade damit anfangen ein Enterprise Wiki wie Atlassian Confluence aufzubauen, um ein Intranet einzurichten oder Wissen und Dokumente zu verwalten, sollten Sie lieber Ihre Anwender ermutigen das System zu nutzen und Inhalte beizutragen. 

Übermäßige Zugangsbestimmungen können unbeabsichtigt darin resultieren, dass einige Anwender keinen Zugriff auf Inhalte haben, die ihre Kollegen sehen können - um nur ein Beispiel zu nennen. Ein Teil des Teams würde sich vermutlich ausgeschlossen und frustriert fühlen und Sie haben das Gegenteil von dem erreicht, was Sie doch eigentlich wollten.

Das können Sie verbessern:

Beim Wiki-Ansatz von Collaboration-Plattformen ist Offenheit der Schlüssel zum Erfolg. Geben Sie Ihren Nutzern die Freiheit so viel wie möglich anzusehen und zu bearbeiten. Grenzen Sie den Zugang nur dort ein, wo es wirklich notwendig ist. Auch wenn die Neugierde am Anfang groß ist, werden Sie schon bald feststellen, dass Anwender sich den Inhalten zuwenden, die sie betreffen und Inhalte ignorieren, die nicht relevant für ihre Arbeit sind. 

2# Mehrere Nutzer teilen sich einen Account

Einige Confluence Admins weisen Anwendern, die das Programm nur gelegentlich nutzen, einen generischen Benutzeraccount wie "Supportmitarbeiter" zu. Damit arbeiten dann mehrere Anwender oder sogar ganze Gruppen. Aus Sicht dieser Admins werden damit 'wertvolle' Atlassian-Confluence-Lizenzen gespart. Außerdem meinen sie, dass es einfacher zu administrieren sei, wenn das Programm nur von wenigen Personen genutzt wird.

Dabei entstehen bei dieser Strategie neue Risiken, beispielsweise durch gemeinsame Passwörter. Außerdem verhindert dieses Vorgehen die Zusammenarbeit. Und das ist es doch, was wir mit einem Enterprise Wiki erreichen wollen. Wir möchten alle Confluence-Nutzer ermuntern, sich regelmäßig und aktiv zu beteiligen - und nicht nur gelegentlich mal reinzuschauen. Außerdem werden Anwender, die wichtige Beiträge liefern, von denen auch andere profitieren, von Kollegen hoch geschätzt.

Generische Benutzeraccounts machen Anwender praktisch anonym. Schon bald werden Leser sich sagen: "Oh, schon wieder ein Beitrag von irgendeinem Supportmitarbeiter. Kenn ich nicht, interessiert mich nicht."

Wir können schon fast garantieren, dass generische Benutzeraccounts die Zusammenarbeit verhindern. Es ist unmöglich nachzuverfolgen, wer welche Änderungen vorgenommen hat oder wer eine neue Seite angelegt hat. Dabei ist Transparenz doch eines der Besonderheiten von Atlassian Confluence. Doch genau das wird mit generischen Benutzeraccounts vollständig zunichte gemacht.

Darüber hinaus werden die sozialen Eigenschaften von Confluence - zu denen Likes, Favorite Pages und Space gehören - so gut wie nutzlos, wenn Nutzer persönliche Vorlieben und Interessen nicht äußern können.

Das können Sie verbessern:

Der einfachste Weg ist, keine generischen Benutzeraccounts zu vergeben. Admins, die Zeit beim Administrieren sparen wollen, sollten Gruppen anlegen und verwalten. Dieser Ansatz verhindert außerdem Vandalismus, da jeder Eintrag zum Verfasser zurückverfolgt werden kann.

3# Die Kommentarfunktion abschalten

Zusammenarbeit bedeutet Informationsaustausch. Und Enterprise Wikis wie Atlassian Confluence wurden entwickelt, um diesen Austausch zu vereinfachen. Denn der geschriebene Text ist die einfachste Möglichkeit, schnell und effektiv Gedanken auszutauschen.

Standardmäßig erlaubt Confluence seinen Anwendern, Kommentare auf allen Seiten und Blog Posts zu hinterlassen, um Verfassern und Bearbeitern Rückmeldung zu geben. Wenn sich unter einem Artikel oder einer Confluence-Seite eine Diskussion entwickelt, ist es ein Zeichen dafür, dass es sich lohnt über dieses Thema zu reden. Darüber hinaus können kritische Kommentare den Bearbeiter ermuntern, Inhalte weiter zu verbessern.

Schalten Sie diese Funktion aus, zerstören Sie die wichtigste soziale Komponente Ihrer Collaboration-Plattform.

Das können Sie verbessern:

Eine einfache Lösung: Erlauben Sie Ihren Anwendern nicht nur, Kommentare zu hinterlassen, sondern ermuntern Sie diese, das auch zu nutzen. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie offen sind für neue Erkenntnisse, Diskussionen und Anregungen. In manchen Fällen kann es sogar sinnvoll sein, dass anonyme Nutzer auf öffentlich zugänglichen Confluence-Seiten Kommentare hinterlassen. So ermutigen Sie Ihre Leser oder Ihre Kunden Feedback zu geben.

4# Confluence Updates vernachlässigen

Anwender verlangen und verdienen ein System, das ständig verfügbar, sicher und auf dem neuesten Stand ist. Ihre Plattform benötigt eine schnelle und flexible Oberfläche, mit der das Arbeiten Spaß macht (und eine Seite beim Laden zu beobachten macht keinen Spaß). Wenn alles reibungslos läuft, wird das System schnell akzeptiert und bevor man sich versieht, hat man eine Reihe von motivierten Confluence-Anhängern, die die Plattform aktiv nutzen.

Neue Systeme sollten immer schlank, einfach zu nutzen und schneller als das Vorgängersystem sein. Confluence erfüllt auf jeden Fall die beiden ersten Kriterien. Wie schnell das System am Ende läuft, hängt allerdings vom Adminstrator ab, der für Performance und Sicherheit zuständig ist.

Das können Sie verbessern:

Auch wenn mehrere Tausend Anwender Confluence nutzen, halten Sie Ihr System aktuell und schnell in der Anwendung. Stellen Sie sicher, dass Sie immer die neueste Version von Confluence verwenden. Und unternehmen Sie alles, um eine schnelle und sichere Serverperformance  zu gewährleisten. Planen Sie ein "Worst-Case-Szenario", aus dem - genau genommen - ein "Best-Case-Szenario" für Zusammenarbeit und Nutzerbindung wird. 

5# Alles auf einer Seite ablegen

Ihre Anwender sollen zwar immer alle Informationen im Überblick haben. Das heißt aber nicht, dass sie ihre gesamte Dokumentation auf einer einzigen Seite, womöglich mit Tausenden von Zeilen, niederschreiben sollen.

seitenhierarchie confluence

Einige Enterprise Wikis wie Confluence bieten standardmäßig Funktionen, die es Ihnen erlauben, Inhalte zusammenzufassen und innerhalb von unterschiedlichen Spaces zu organisieren. Innerhalb eines Spaces können Sie dann so viele Seiten und Unterseiten anlegen, wie Sie lustig sind.

Das erlaubt einem Verfasser von Texten, Inhalt und Wissen so abzulegen, wie unser Gehirn es verarbeitet - in Baumstrukturen (oder Pyramiden), ähnlich wie Kapitel in einem Buch.

Werden die Seiten zu lang und müssen die Leser zu lange herunterscrollen, verlieren sie die Motivation. Langwierige Seiten hindern den Leser außerdem daran, Kommentare zu verfassen (Es ist schon nicht so einfach einen Kommentar zu einer Aussage zu hinterlassen, der gefühlte 10.000 Pixel entfernt ist.). Außerdem ist es bedeutend schwieriger, solche langen Textteile wiederzuverwenden.

Das können Sie verbessern:

  1. Halten Sie Inhalte einfach und verständlich. Überprüfen Sie diese regelmäßig und teilen Sie lange Seiten auf Unterseiten auf. Daumenregel: Ab drei oder mehr Überschriftsebenen den Text auf Unterseiten verteilen. Mit dem Confluence Include-Macro oder besser dem Includeplus-Macro von Scroll Versions, verwenden Sie Textteile einfach wieder.
  2. Beim Import aus einem Worddokument, nutzen Sie die "Split by Heading"-Einstellung. So erhält Confluence die gleiche Hierarchie wie das Ursprungsdokument.
  3. Verwenden Sie immer die aktuellste Version. Seit Confluence 5.6 haben Sie über die Navigationsleiste die Struktur in Ihrem Space jederzeit im Blick. Die Ebenen der Baumstruktur bleiben auch dann erhalten, wenn Sie weiter durch die Seiten browsen. Mit Scroll Versions können Sie über Ihre persönlichen Einstellungen auch auf die oberste Seitenebene zugreifen

6# Offline arbeiten und Inhalte hineinkopieren

Für Leute wie mich, die jeden Tag mit Atlassian Confluence arbeiten, ist es schwer zu verstehen, warum gelegentliche Confluence-Nutzer annehmen, es sei effizienter, den Content "auszuchecken", ihn in ein Textverarbeitungsprogramm zu kopieren und nach der Bearbeitung wieder in Confluence hineinzukopieren. Dieser Ansatz ist vielleicht sinnvoll, wenn Sie eine Seite oder einen Blog Post während einer langen Flugreise ohne Internetverbindung bearbeiten wollen - wenn Sie aber an Ihrem Schreibtisch sitzen, ist das Vorgehen ziemlich unlogisch.

Wenn Sie Richtext aus Microsoft Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen in Confluence kopieren, ergeben sich außerdem meist Formatierungsprobleme. Entweder werden Stile dann falsch dargestellt oder das Programm benimmt sich merkwürdig.

Das können Sie verbessern:

Um das Formatierungsdurcheinander wie etwa falsche Schriftfarben aus dem Confluence-Editor zu entfernen, wählen Sie "Clear formatting". Sie finden diese Option in der Toolbar unter dem Dropdown-Menu mit dem "Durchgestrichen"-Zeichen.

Für Formatierungen, die schwieriger zu korrigieren sind, können Sie auch das Confluence Source Editor Plug-In nutzen, um das Speicherformat der Seite zu bearbeiten.

Natürlich gibt es auch Nutzer, die einfach nur die Rechtschreibhilfe oder Terminologieverwaltung ihres Textverarbeitungsprogrammes vermissen. Auch diesbezüglich gibt es gute Nachrichten, denn Softwaresysteme wie Acrolinx sind auch für Confluence verfügbar.

7# Inhalte als Dokument anhängen

Es ist schon sehr einfach, Inhalte aus einem Worddokument in Confluence zu importieren. Noch einfacher ist es natürlich, das Worddokument als Anhang an die Seite anzuhängen, denn das funktioniert in Confluence ziemlich problemlos. Sie können sich sogar die Inhalte des Word- oder PDF-Dokuments anzeigen lassen und auch die Confluence-Suche indexiert diese Anhänge. Allerdings kann es auch ein Zeichen für eine fehlende Content-Strategie sein, wenn Dokumente einfach nur von einem System in das andere geschaufelt werden.

Außerdem widerspricht dieser Ansatz, einfach nur Anhänge abzulegen, dem Grundsatz, auf dem Confluence basiert. Es ist kein Ablagesystem. Confluence ist eine Collaboration-Plattform und ein Enterprise Wiki, in dem Autoren Inhalte wie Seiten und Blog Posts erstellen und verwalten.

Das können Sie verbessern:

Verwenden Sie den grafischen Editor in Confluence, um Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten. Nur so werden Sie von allen Möglichkeiten der Zusammenarbeit profitieren, zu denen die Änderungsnachverfolgung, Erstellung von Kommentaren und das Teilen von Seiten gehört. Benötigen Sie doch Dokumente im PDF- oder Word-Format, nutzen Sie unsere Scroll Exporter Add-Ons und exportieren Sie die Inhalte, die Sie benötigen - einfach und professionell aufbereitet.

Fazit

Atlassian Confluence ist ein Enterprise Wiki und eine großartige Plattform zur Zusammenarbeit in Unternehmen. Allerdings braucht ein Unternehmen mehr als ein gutes Werkzeug, um erfolgreich Wissen zu managen und Dokumente zu erstellen. Denken Sie daran, dass der Erfolg eines solchen Systems davon abhängt, wie gerne Anwender es verwenden, wie einfach sie es bedienen können und wie sie von den Inhalten, die ihnen zur Verfügung gestellt werden, profitieren können. Das sind einige grundlegende Punkte, wenn Sie Ihre Anwender zum Teilen und Mitmachen bewegen und die Collaboration-Plattform zu einem Erfolg führen wollen.


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