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Unsere Umfrage-Ergebnisse der Tekom 2017 - So arbeiten technische Redaktionen
Svenja Bödecker

Svenja Bödecker am 5. Dezember 2017

Svenja Bödecker

Svenja Bödecker am 5. Dezember 2017

Unsere Umfrage-Ergebnisse der Tekom 2017 - So arbeiten technische Redaktionen

Die Tekom Jahrestagung vom 24.-26. Oktober 2017, der Branchentreff für die technische Dokumentation in Stuttgart, war wieder eine Zeit voller interessanter Vorträge, Workshops und Diskussionen mit Besuchern an unserem Stand. Für uns von K15t Software war es selbstverständlich, dabei zu sein, und wir möchten uns bei allen bedanken, die uns an unserem Stand besucht, mit uns diskutiert und unser Popcorn geknabbert haben.

tekom-2017-enlite-techcomm-popcorn

Auch unser technischer Redakteur Tom nutzte die Chance, die Konferenz zu besuchen und möchte hier seine persönlichen Highlights teilen.

Enlite - Technische Dokumentationen intuitiv erstellen

Im letzten Jahr hatten wir unser Redaktionssystem Enlite, das auf Atlassian Confluence basiert, als Beta-Version vorgestellt. In diesem Jahr lag unser Fokus nun ganz auf Enlite und dem Thema "Doc Better Together". Damit trafen wir den Nerv unserer Besucher. Viele waren überzeugt von unserem Ansatz bessere technische Dokumentationen zu erstellen durch: 

  • Gemeinschaftliches Arbeiten
  • Intuitive Bedienbarkeit
  • Ständige Verbesserung der Inhalte
  • Einfache Möglichkeiten zum Export oder zur Online-Veröffentlichung

Enlite bietet alles, was Autoren von einem Redaktionssystem erwarten: verschiedene Varianten und Versionen managen, unterschiedliche Sprachen verwalten, Inhalte wiederverwenden, weitere Tools wie Acrolinx usw. anbinden. 

Ergebnisse unserer Umfrage

Auch in diesem Jahr wollten wir weiter in Erfahrung bringen, wie technische Redaktionen konkret arbeiten. In Gesprächen mit unseren Standbesuchern und auch in unserer Besucherumfrage* fragten wir nach, was technische Redakteure in ihrer Arbeit beeinträchtigt und mit wem Sie zusammenarbeiten. Einen Überblick über die Antworten und unsere Gedanken dazu finden Sie hier:

Wie technische Redaktionen arbeiten

Es zeigte sich, dass technische Redaktionen häufig in Ihrer Arbeit ausgebremst werden, weil es sehr zeitaufwändig ist, Informationen und Rückmeldungen zusammenzutragen. Sind endlich alle Rückmeldungen mühevoll eingesammelt, kostet es Zeit, diese manuell in das Redaktionssystem zu übertragen.

Viele Redakteure würden gerne mit einem Tool arbeiten, mit dem Sie Feedback einfach zusammentragen und gemeinsam an Inhalten arbeiten könnten. Das wäre zeitsparend und sie könnten sich auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren: Gute und verständliche Texte schreiben.

Zusammenarbeit in der technischen Dokumentation

Mehr als die Hälfte der Teilnehmer unserer Umfrage, waren technische Redakteure, die direkt Inhalte für technische Dokumentationen erstellen. Die Mehrzahl der Befragen arbeitet außerdem in Branchen mit erklärungsbedürftigen Produkten, wie der Softwareentwicklung oder dem Maschinenbau. Und je komplexer ein Produkt oder eine Dienstleistung ist, desto größer ist die Abhängigkeit der technischen Redaktion von anderen Beteiligten.

Das bestätigt auch unsere Umfrage. Immerhin dreiviertel aller Befragten arbeiten abteilungsübergreifend. Produktneuerungen oder Änderungen, Feedback und Freigaben werden von verschiedenen Stellen zusammengetragen. Das bedeutet viel Aufwand. Anstatt ihrer eigentlichen Aufgabe, gute Texte zu schreiben, führen technische Redakteure zahlreiche Telefonate, schreiben Emails oder sitzen in Meetings, um alle Inhalte vollständig und im richtigen Format zu bekommen.tekom-2017-umfrage-dokumentationsprozess

Beteiligt an der Erstellung von technischen Dokumentationen ist vor allem die Entwicklung, aber auch das Produktmanagement und der Service & Support. Sogar die Abteilungen Qualitätssicherung sowie Marketing und Vertrieb sind teilweise in die Erstellung von Inhalten involviert.

Wie technische Dokumentationen veröffentlichen

Wir fragten die Teilnehmer, wie sie ihre technischen Dokumentationen veröffentlichen. Insbesondere im Maschinenbau, aber auch in anderen Branchen, ist das gedruckte Handbuch gesetzlich vorgeschrieben und somit obligatorisch.

Deshalb gibt es immer noch einen großen Teil der Befragten, die ihre technischen Dokumentationen als gedruckte Variante anbieten. Weiter verbreitet sind Offline-Dokumentationen als Teil des Produktes selbst oder als separate Dokumentation auf einem Tablett. Hauptsächlich werden mittlerweile allerdings Online-Dokumentationen genutzt.

tekom-2017-umfrage-veroeffentlichen

Der Vorteil für die Veröffentlichung offline oder online ist offensichtlich. Je nach Bedarf können in die technische Dokumentation nicht nur Fotos und Illustrationen, sondern auch Videos und Animationen eingebunden werden. Bedienungsanleitungen komplexer Produktionsmaschinen, Anlagen, Sonderfahrzeuge oder Flugzeuge umfassen zum Teil ganze Bücher oder diverse Ordner. Da ist eine Dokumentation als mobile Version auf einem Tablett nicht nur kostengünstiger. Der Vorteil ist, dass digitale Inhalte einfach durchsucht und nach Bedarf aktualisiert werden können. Zudem kann der Hersteller einen direkten Kanal zum Support einrichten, über den die Anwender ihre Fragen und auch Feedback weitergegeben werden können.

Kleine Teams überwiegen

Wie in anderen Jahren auch, kamen die Besucher hauptsächlich aus den deutschsprachigen Ländern. Aber auch Teilnehmer aus Polen, den USA und anderen vorwiegend europäischen Ländern waren vertreten. An unserer Befragung nahmen Personen aus Unternehmen ganz unterschiedlicher Größen teil - vom Selbständigen bis zum Großkonzern. Die große Mehrheit der Unternehmen an unserem Messestand waren allerdings kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern. 

Eines stach jedoch heraus: Egal wie groß das Unternehmen auch war, die meisten Redaktionsabteilungen arbeiten in kleinen Teams von bis zu 10 Mitarbeitern.

Hier sehen Sie eine Übersicht über unserer Umfrage-Ergebnisse:

tekom-2017-umfrage-infografik



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