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5 Gründe, warum kürzere Confluence-Seiten bessere Confluence-Seiten sind
Svenja Bödecker

Svenja Bödecker am 29. August 2018

Svenja Bödecker

Svenja Bödecker am 29. August 2018

5 Gründe, warum kürzere Confluence-Seiten bessere Confluence-Seiten sind


Bei allen Arten von Confluence-Dokumenten stellt sich früher oder später die Frage, wie man sie am sinnvollsten strukturiert, so dass der Inhalt von Projektdokumenten, Produktkonzepten oder Anleitungen einfach zu verwalten und besonders leserfreundlich ist. Im Grunde lässt sich die Problematik auf eine Frage herunterbrechen: Wie viel Inhalt ist zu viel Inhalt für eine einzelne Seite und wie gehe ich damit um?

5 Gründe, warum Sie Ihren Confluence-Inhalt auf mehrere Seiten aufteilen sollten

Da die Seitenlänge in Confluence nicht begrenzt sind, wie das in MS Word der Fall ist, ist es sehr verlockend, so viel Inhalt wie möglich in ein Dokument zu packen. Dabei ist wissenschaftlich erwiesen, dass die Aufmerksamkeit der Leser von Online-Inhalten dramatisch abfällt, je weiter sie auf einer Seite nach unten scrollen:

  • Mehr als die Hälfte der Leser verbringen weniger als 15 Sekunden auf einer Internet-Seite. (Quelle)
  • 80 % ihrer Zeit verbringen Seitenbesucher über dem Seitenumbruch, also auf dem Teil der Seite, für die sie nicht nach unten scrollen müssen. (Quelle)
  • Je weiter Nutzer zum Seitenende kommen, desto weniger Text lesen oder überfliegen sie. (Quelle)

Was also dafür spricht, langen Seiten Lebewohl zu sagen und Inhalte stattdessen in mehrere Seiten aufzuteilen, haben wir hier zusammengefasst:

Lesbarkeit und Verständlichkeit verbessern

Um die Struktur von langen Inhalten zu verstehen, muss der Leser Überschriften und Untertitel im Text suchen. Meistens sind Informationen dazu allerdings nur ganz oben an der Seite zu finden und sobald der Nutzer tatsächlich anfängt zu lesen, verliert er schnell den Überblick. 

Wer mit MS Word arbeitet, weiß, dass es dort schon lange eine Lösung für dieses Dilemma gibt: Hier ist die Seitenstruktur immer sichtbar, egal, wo auf der Seite man sich gerade befindet. Aber auch bei Confluence gibt es eine einfache Lösung dafür:

Indem Inhalte auf mehreren, hierarchisch geordneten Seiten anlegt werden, können sie später über die Seitennavigation auf der linken Seite leicht gefunden und genutzt werden. So ersparen Sie Ihren Lesern auf der Suche nach einem bestimmten Paragraphen lästiges Hoch- und Runterscrollen und verbessern die Lesbarkeit und somit die Verständlichkeit durch kurze, leicht zu überblickende Texte.

Suchergebnisse verbessern

Wie suchen Sie nach einer bestimmten Confluence-Seite? Wahrscheinlich über die Suchleiste, oder? Wegen der Art und Weise, wie Suchmechanismen funktionieren und jede Seite als ganzes indexiert wird, erhält man immer nur ein Suchergebnis, auch wenn mehrere Treffer innerhalb eines Dokuments gefunden wurden. Das passiert leider auch dann, wenn Ihre Seite perfekt strukturiert ist.

Nachdem man die richtige Seite gefunden hat, muss in einem extra Schritt der gesuchte Abschnitt gefunden werden. Hinzu kommt, dass Informationen oftmals im ganzen Text verteilt sind und Leser so wichtige Details gar nicht erst lesen, da sie sich auf einen Abschnitt konzentrieren. 

Sie ahnen schon, auf was wir raus wollen: Unterteilen Sie lange Seiten, so dass sie direkt über die Suche gefunden werden können. Nutzer sparen so Zeit und alle Informationen sind an einem Ort.

Im Blick behalten, wer was editieren kann

Wer welche Inhalte verändern darf, wird auf Seitenebene bestimmt. Das bedeutet, dass innerhalb einer Seite nicht unterschieden werden kann, ob bestimmte Teams oder Teammitglieder nur limitierte Rechte für den Inhalt haben sollen.

Hier kommen wieder unsere separaten Seiten ins Spiel: Denn hier vergeben Sie für jedes Thema die Berechtigungen so, wie es am besten zu Ihrem Anwendungsfall und zu Ihren Workflows passt.

Den Feedback-Fluss verbessern

Wenn in kleineren Teams an Dokumenten gearbeitet wird, sind Feedback in Form von Inline-Kommentare eine echte Arbeitserleichterung. Sie können direkt an einer Formulierung oder einem Absatz hinzugefügt werden. Aber je länger die Seite ist, desto schwerer kann es sein, die relevanten Kommentare zu finden. Wenn längere Diskussionen zu erwarten sind, ist es immer übersichtlicher, den Inhalt abschnittweise in eigenen Seiten anzulegen.

Generell haben wir manchmal den Eindruck, dass die guten alten Kommentare am Ende einer Seite diese aufgeräumter wirken lassen. Nicht, dass wir uns falsch verstehen: Wir sind große Fans der Inline-Kommentare, aber sie führen manchmal dazu, dass Seiten vor lauter gelber Markierungen schwer zu lesen sein können – vor allem für Leser, die die Seite nur überfliegen. Aber auch mit "globalen" Kommentaren sind lange Dokumente problematisch. Um zu den Kommentaren zu gelangen, muss man so lange nach unten scrollen, dass manche Leser einfach vorher die Seite verlassen. Wertvolles Feedback kann so verloren gehen. Die Lösung: mehrere kurze Seiten anstatt einer langen Seite.

Änderungen schneller veröffentlichen

Gemeinsames Editieren ist eine weitere Funktionalität in Confluence, die zusammen mit langen Seiten nicht die beste Kombination ist. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Jedes Teammitglied kann mit einem einfachen Klick auf den Aktualisieren-Button den neuen, unfertigen Stand eines anderen veröffentlichen.

Je mehr Inhalt ein Dokument enthält, desto wahrscheinlicher ist es, dass mehrer Kollegen gleichzeitig Änderungen am Text vornehmen. Man kann zwar sehen, wenn andere ebenfalls im Editiermodus sind, aber in einem langen Dokument den Überblick zu behalten, wer gerade welche Änderungen macht, ist umständlich und kostet Zeit. Und je länger der Text, desto höher die Chance, dass Änderungen umfangreich sind.

Das kann zu verwirrenden und unprofessionellen Versionen eines Textes führen, die für das ganze Team, die Firma oder sogar öffentlich zu lesen sind.

Vermeiden Sie solche Fauxpas und erstellen Sie für abgegrenzte, spezifische Themen eine eigene Seite. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass mehrere Leute gleichzeitig an ein und derselben Seite arbeiten. Änderungen überlappen sich seltener und sind oft kleinteiliger als in langen Texten.

Aufteilen ist gar nicht so leicht

Natürlich gibt es auch genügend Beispiele, in denen Sie Inhalte weiterhin auf einer Seite belassen sollten. Notizen aus Meetings oder über Entscheidungen gehören dazu, die in ihrem ganzen Umfang leicht auf einer Seite dargestellt werden können.

Aber in den meisten Fällen gibt es gute Gründe für eine Aufteilung der Inhalte. Trotzdem ist es wichtig, vorher ein paar Fragen zu klären:

  • Wo lebt das Dokument und welche Seiten gehören dazu?
    Dokumente wie Word Dateien in einem geteilten Dateiverzeichnis zu finden, kann eine Herausforderung sein. Danach ist es aber meistens eindeutig, was sie beinhalten, denn solche Dateien sind eigenständige Elemente. Bei Confluence ist das anders, denn die Struktur, die ein Dokument ausmacht, ist wiederum Teil einer größeren Hierarchie. Hier gilt es zu entscheiden, wo Ihr Dokument untergebracht werden soll und welche Seiten dazugehören, sodass die Informationen als Gruppe zusammenbleiben.
  • Wie behalten Sie die Änderungshistorie eines Dokuments im Blick?
    Confluence selbst speichert automatisch die Historie der verschiedenen Dokumentversionen einer Seite und die Scroll Versions App bietet eine ausgefeilte Versionsverwaltung für ganze Confluence-Bereiche – beides sehr nützliche Lösungen. Aber bei Dokumenten ist das ein bisschen anders. Sie sind in einer verzweigten Baumstruktur repräsentiert und müssen als Gruppe verwaltet werden, unabhängig von Seiten und Bereichen. Um hier die Versionen zu speichern, braucht es eine andere Lösung, die die gesamte Struktur auch als solches speichert.

In einem unserer nächsten Posts wollen wir genau über diese Punkte sprechen und Tipps und Tricks mit Ihnen teilen, die uns helfen, mehrseitige Dokumente zu verwalten.

Wenn Sie in der Zwischenzeit ein Werkzeug suchen, dass sich direkt in Confluence integrieren lässt, könnte die Scroll Documents App die richtige Wahl für Ihr Team sein.

Verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente verwalten.

Erfahren Sie mehr

  



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