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Wie Sie Confluence-Inhalte wiederverwenden und Zeit sparen
David Majninger

David Majninger am 12. September 2018

David Majninger

David Majninger am 12. September 2018

Wie Sie Confluence-Inhalte wiederverwenden und Zeit sparen

Inhalte wiederzuverwenden hilft technischen Redakteuren dabei, schneller anspruchsvolle Dokumentation und die dazugehörigen Übersetzungen zu erarbeiten. Dabei ist es wichtig, eine durchdachte Strategie zu haben und die Tools, die Confluence liefert, gewinnbringend einzusetzen.

Content Reuse – Wie und warum

Content Reuse bedeutet, bereits existierende Elemente in ein neues Dokument einzubauen. Ziel dabei sollte es sein, diese Elemente zwar in unterschiedlichen Texten zu platzieren, sie aber nicht von jedem Dokument aus einzeln verwalten zu müssen.

Viele Organisationen verwenden ihre Inhalte bereits wieder, anstatt Produktbeschreibungen und andere Dokumente immer wieder auf's Neue zu formulieren. Trotzdem wissen die meisten nicht, dass die Copy-und-Paste-Methode dafür nicht gerade ideal ist und dass sie stattdessen eine Reuse-Strategie entwickeln sollten, mit der sie effektiver Inhalte erstellen.

Warum genau ist ein strategisches Vorgehen so wichtig?

  • Einfache Updates: Wiederverwendete Inhalte können zentral von einer Stelle aus verwaltet werden. So sparen Sie sich, jede Seite einzeln herauszusuchen, auf die Elemente kopiert wurden.
  • Einheitliche Inhalte: Inhaltsbausteine, die Sie wiederverwenden, erscheinen überall einheitlich in derselben Form. Das vermeidet unschöne Unterschiede und Widersprüche, die entstehen können, wenn Texte an vielen Stellen einzeln angepasst und verändert werden.
  • Höhere Effizienz: Wenn Sie systematisch Inhalte recyceln, sparen Sie die Zeit, die Sie mit dem Schreiben eines bereits existierenden Textes verbringen. Hinzu kommt die Zeit, die verloren geht, wenn Sie nach einem Inhaltsbaustein suchen, von dem Sie genau wissen, dass er irgendwo bereits existiert.
  • Redundanzen vermeiden: Obwohl wiederverwendete Elemente an verschiedenen Stellen auftauchen, sind sie nur an einem zentralen Ort gespeichert und verbrauchen so nicht unnötig Platz.
  • Kostengünstige Übersetzungen: Da Inhalte nur noch an einer Stelle übersetzt werden müssen, sparen Sie auch hier wertvolle Ressourcen. Das ist besonders dann der Fall, wenn Sie ein Übersetzungsarchiv (Translation Memory System) nutzen, bei dem auch nur im geringen Maße veränderte Copy-Paste-Schnipsel nicht als bereits übersetzt erkannt werden.

Welche Möglichkeiten bietet Confluence?

Confluence verfügt 'out of the box' über drei Tools, die den Content Reuse ermöglichen:

  • Über insert files and images 'Dateien und Bilder einfügen' können Sie angefügte Dateien anderer Seiten durchsuchen und auf Ihrer Confluence-Seite darstellen, ohne sie dabei zu duplizieren.
  • Das include page macro 'Seite einschließen'-Makro übernimmt den gesamten Inhalt einer Confluence-Seite auf Ihre aktuelle Seite. Änderungen am Original-Inhalt werden dann auf alle anderen Seiten übernommen, auf denen der Inhalt gespiegelt wurde.
  • Ähnlich dazu ist das excerpt include 'Auszug einschließen'-Makro: Hier wird ein ausgewählter Abschnitt aus einem anderen Dokument auf die neue Seite übernommen. Dafür definieren Sie über das Auszug-Makro im Original, welchen Teil Sie duplizieren wollen.

Unsere Tipps für den Content Reuse in Confluence

  • Erstellen Sie eine Bibliothek für wiederverwendete Inhalte: Einer der wichtigsten Vorteile des Content Reuse ist die Tatsache, dass alle Inhalte zentral an einer Stelle abgelegt und für alle jederzeit verwendbar sind. Bei K15t haben wir einen Confluence-Baum, innerhalb dessen wir alle Inhaltsbausteine verwalten. Um sie deutlich zu kennzeichnen, verwenden wir einen Unterstrich am Beginn jedes Seitennamens wie  z.B. '_Includes' oder '_ReusableContent'.
    Content-Reuse-Bibliothek in Confluence
  • Einigen Sie sich auf eine festgelegte Namensgebung: Damit jeder die richtigen Bausteine auf Anhieb findet und sie über das 'Seite einschließen'-Makro an anderer Stelle einzubinden, empfehlen wir eine einheitliche und hierarchische Namensgebung in Ihrer Bibliothek. Die Suchleiste in der 'Seite-einschließen'-Dialogbox zeigt Ihnen nur die ersten 30 Zeichen eines Seitennamens an. Umso wichtiger, dass Sie Präfixe für Ihre Dokumentnamen kurz und prägnant halten.
    Inhaltsbausteine beim Content Reuse einheitlich benennen und das Include Page Macro verwenden
  • Arbeiten Sie mit kompakten Bausteinen: Obwohl wiederverwendbare Seiten unterschiedliche Inhalte, Bilder oder andere Elemente enthalten können, bietet es sich an, komplexe Dokumente in kompakte, kurze Bausteine zu unterteilen. Wir empfehlen, für jedes Element eine eigene Seite zu erstellen, sofern das sinnvoll ist. So können Sie ganze Seiten aus Ihrer Reuse-Bibliothek und dem Seite-Einschließen-Makro erstellen und vereinfachen Ihre Recycling-Strategie enorm.
  • Organisieren Sie Ihre Seite über die Seiteneigenschaften: Wenn Sie in die Elemente Ihrer Reuse-Bibliothek ein verstecktes Seiteneigenschaften-Makro und einen Seiteneigenschaften-Bericht in die Seite Ihrer Bibliothek einbauen, die allen 'Baustein-Seiten' übergeordnet ist, können Sie Seiten anhand ihrer Eigenschaften sortieren. Das kann im Grunde alles von Dateityp bis zum Entstehungsdatum sein und hilft Ihnen, schnell den richtigen Inhaltsbaustein zu finden. Stellen Sie sicher, das Makro unter dem entsprechenden Inhalt einzubauen, damit keine unerwünschten leeren Absätze eingefügt werden.
  • Content-Reuse ja, aber nicht immer: Elemente wiederzuverwenden ist praktisch, aber nicht jede Seite muss solche Elemente enthalten. Der Versuch an allen Ecken und Enden Inhalte zu recyceln kann Text sehr generisch und unpräzise wirken lassen. Unter Umständen schaden Sie so der Qualität des finalen Dokuments. In solchen Fällen ist es immer besser, Zeit zu investieren, um neue Texte zu schreiben oder bestehende Inhalte entsprechend abzuwandeln.

Inhalte wiederverwenden für Fortgeschrittene

Die Tipps, die wir oben zusammengetragen haben, sind schon ein guter Start für eine erfolgreiche Content-Reuse-Strategie. Sie sind aber nur die Spitze des Eisbergs. Wenn Sie sich hier noch weiter verbessern möchten, empfehlen wir Scroll Versions. Hier gibt es zum Beispiel das Include+ Makro, mit der Sie unterschiedliche Versionen und Varianten eines Textes verwalten und so Ihre Strategie zum erfolgreichen Wiederverwenden von Inhalten ausbauen.

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