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Die Zukunft der technischen Dokumentation
Amelie Wührl

Amelie Wührl am 30. November 2018

Amelie Wührl

Amelie Wührl am 30. November 2018

Die Zukunft der technischen Dokumentation

Wenn Sie in der technischen Dokumentation arbeiten, kennen Sie sicher die Probleme und Schwierigkeiten, die täglich auftreten.

In den meisten Unternehmen gibt es strenge Organisationsstrukturen, starre Hierarchien und eingefahrene Abläufe. Abteilungen arbeiten oft isoliert voneinander, Informationen werden zurückgehalten anstatt geteilt. Keine ideale Arbeitsweise, besonders wenn Sie als technischer Redakteur auf das Wissen Ihrer Kollegen und deren Feedback zu Ihrer Arbeit angewiesen sind.

Etablierte Redaktionslösungen sind auch nicht gerade hilfreich, wenn es darum geht, diese Prozesse zu verändern. Word-basierte Systeme oder auch komponenten-basierte XML-Redaktionslösungen bieten zwar tolle Funktionen, aber leider keine für die Teamarbeit.

Mit der Zeit gewöhnt man sich zwar an Aufbau und Funktionsweise, allerdings entdecken wir alle immer wieder das ein oder andere Verbesserungspotenzial. 

Wir sind ein Team, keine Abteilung

Eine der größten Veränderungen der letzten Jahre ist die Definition von Team. Ein modernes Team ist nicht mehr nur die Abteilung oder die direkten Kollegen. Stattdessen gehören alle zum Team, mit denen man firmenweit zusammenarbeitet und deren Input und Feedback wir nutzen, um unsere Inhalte zu erstellen. Dazu gehören nicht nur Technische Redakteure, sondern auch Produktmanager, Entwickler, Qualitätsmanager und andere, die an der Erstellung einer technischen Dokumentation beteiligt sind. Dokumentation wird so zum Team-Projekt.

Kommunikation und Zusammenarbeit in Kombination mit flachen Hierarchien ist die Arbeitsweise der Zukunft. Aber was verändert sich sonst noch alles?

Von überall arbeiten

Wo wir arbeiten, ändert sich in zweierlei Hinsicht. Als erstes: Das Gerät, von dem aus wir arbeiten. Mit web-basierten Systemen brauchen wir eigentlich nur noch eine gute Internetverbindung und schon kann es los gehen. Weder ist eine weitere Installation nötig, noch ist die Arbeit an ein einziges Gerät gebunden. 

So können wir von überall arbeiten. Mehr und mehr Teams sind über mehrere Büros, Städte oder sogar die ganze Welt verteilt. Damit Zusammenarbeit trotzdem funktioniert, müssen alle reibungslos miteinander kommunizieren können. Instant Messaging Services anstatt oder in Kombination mit E-Mails helfen uns dabei. Außerdem halten die Teammitglieder einander auf dem Laufenden, indem sie die Kommentarfunktion ihrer Tools nutzen, und dann informiert werden, wenn jemand ihren Inhalt verändert, oder sich ein Kollege ihr Feedback wünscht.

Kollegen, die zur technischen Dokumentation beitragen sind über verschiedenen Teams und Abteilungen verteilt.

"Soziale Features" wie Teilen, liken und kommentieren von Inhalten kennen wir von anderen Anwendungen und sie lassen sich auch effektiv für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten nutzen. Damit kann zum Beispiel per @-mention Feedback von bestimmten Kollegen angefragt werden.

Der Schlüssel zum Erfolg heißt schnelles Feedback 

Mit einer im Redaktionssystem eingebundenen Kommentarfunktion arbeitet es sich nicht nur angenehmer, sie verringert im Gegensatz zu etablierten, linearen Feedback-Schleifen auch die Bearbeitungszeit. Ein solcher Ansatz erlaubt zum einen kontinuierliche Verbesserungen am Inhalt, zum anderen wird dadurch der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten unterstützt. 

E-Mails sind nicht besonders effizient, wenn Sie mit Kollegen kommunizieren, die zur technischen Dokumentation beitragen.

Und wohin führt uns der Weg?

Natürlich ändert sich die Art zu Arbeiten in allen Branchen. Nichtsdestotrotz stehen gerade technische Redakteure im Hinblick auf die Zusammenarbeit vor besonderen Herausforderungen, bilden sie doch die Schnittstelle zwischen Produktentwicklung und Endnutzer. in diesem Fall sollten Austausch und Verständigung besonders reibungslos funktionieren.

Vielleicht arbeiten Sie bereits so, vielleicht träumen Sie aber auch noch von einer solchen Arbeitsweise. Wir sind jedenfalls davon überzeugt, dass diese Art der leichtgewichtigen, gemeinschaftlichen und uneingeschränkten Arbeit, die Zukunft ist und irgendwann in allen technischen Redaktionen so gearbeitet wird. Kein anderes Umfeld unterstützt kreatives, ergebnisorientiertes und interaktives Arbeiten derart, dass das bestmögliche Ergebnis dabei entsteht.

Klingt das nach einer Herangehensweise für die technische Redaktion, bei der Sie auch an Bord wären? Wir sind es auf jeden Fall.

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Image Credit: "Gründe, warum wir nicht effizient arbeiten" [Digital image].(2017). Retrieved from https://www.twitterperlen.de/gruende-weshalb-wir-nicht-effizient-arbeiten/  


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