Die nützlichsten Confluence Funktionen für besseres Teamwork

Wir lieben Atlassian Confluence, das ist wirklich kein großes Geheimnis. Wir nutzen es intern, um alle unsere Geschäftsprozesse und Dokumente zu erstellen und zu verwalten, weil wir überzeugt sind, dass wir mit Confluence viel besser zusammenarbeiten. Das Tool lässt uns unkompliziert und effizient Inhalte erstellen, teilen und untereinander diskutieren. Auch unsere Kunden bestätigen uns das immer und immer wieder. Alle Informationen komfortabel an einem Ort zu verwalten, erleichtert das Arbeitsleben enorm, weil die Informationen leicht durchsucht und alles Wissen jederzeit für alle zugänglich ist.

Und Atlassian arbeitet ständig daran, Confluence um neue nützliche Funktionen zu erweitern. In diesem Blog Post stellen wir die vor, die uns in den letzte Monaten am meisten beeindruckt haben.

@Mentioning in Confluence

Wenn Sie einen bestimmten Text oder andere Inhalte mit einem Ihrer Team-Kollegen diskutieren möchten, gibt es bei Confluence die Möglichkeit, sie per @mention zu informieren. Diese Funktion ist in den letzten Jahren immer durchdachter und intuitiver geworden. Trotzdem kann eine ziemliche lange Liste mit möglichen @mention-Kandidaten entstehen, wenn Ihre Firma entsprechend groß ist. Deshalb gefällt uns die verbesserte Funktion: Sobald Sie anfangen, einen Namen einzutippen, werden Ihnen als erstes die Personen vorgeschlagen, die in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung arbeiten und die Kollegen, mit denen sie häufig oder zuletzt etwas geteilt haben. Ziemlich schlau, oder? Da so zunächst nicht mehr alle Confluence-Nutzer durchsucht werden müssen, sind die Vorschläge sogar noch ein bisschen schneller verfügbar als zuvor.

Auch ein nützliches Feature: Wenn Sie einen Namen eintippen, erscheint daneben gleichzeitig die Rolle des Kollegen in diesem Dokument. So behalten Sie den Überblick darüber, wer sonst an der Seite arbeitet, wer sie kommentiert oder wer sie ursprünglich erstellt hat.

Confluence mentioning

Anhänge editieren in Confluence

Es gibt viele Gründe, warum wir alle so gern mit Confluence arbeiten, aber einer der Top-Gründe ist auf jeden Fall, wie einfach es ist, Dateien und Dokumente mit anderen zu teilen. Das einzige, was in der Vergangenheit viel Zeit gekostet hat und uns allen ehrlicherweise ziemlich auf die Nerven gegangen ist, war das Editieren von Dateien, die jemand an eine Confluence-Seite angehängt hatte.

Aber Atlassian hat unsere Wünsche erhört und erlaubt uns jetzt, Anhänge direkt zu verändern und neu zu speichern, ohne dass man sie umständlich heruntergeladen und dann neu hochladen zu müssen. Eine echte Zeitersparnis!

Jetzt klicken wir nur noch auf den 'Edit with' Button rechts oben im Fenster und können dann ganz einfach die neusten Zahlen in ein Spreadsheet eintragen oder eine zusätzliche Folie in die Präsentation einfügen, an der das Team gemeinsam arbeitet.

edit in confluence

Suchfunktion in Confluence

Der nächste Punkt auf unserer "Confluence-Funktionen, die Sie kennen müssen"-Liste, ist die verbesserte Suchfunktion. Die Filteroptionen wurden noch einmal verfeinert und erlauben uns jetzt, direkt in bestimmten Bereichen oder nur noch nach einer bestimmten Art von Inhalten zu suchen.

Sagen wir mal ich suche nach einer Infografik, die für ein Event im letzten Mai erstellt wurde, kann mich aber nicht mehr genau erinnern, welches Event es genau war. Ich filtere meine Suchergebnisse also folgendermaßen: Erstens brauche ich nur die Resultate aus dem Mai letzten Jahres und zweites nutze ich den Filter 'Anhänge', weil ich mich erinnere, dass die Grafik an die Event-Seite angehängt wurde. Voila, Infografik gefunden!

search function confluence

Team Kalender in Confluence verwalten

Mit diesem Feature können Sie direkt aus Ihrem privaten Kalender Termine zum Team Kalender hinzufügen. Wir finden diese Funktion super nützlich, da wir uns ab jetzt unnötigen Administrationskram beim Abgleich von zwei unterschiedlichen Kalendern sparen. Wenn wir mal ehrlich sind, wurde der Schritt, in dem Termine in den Team Kalender eingepflegt werden sollten in der Vergangenheit gerne mal vergessen. Das kann jetzt nicht mehr passieren.

Von nun an tragen Sie Ihren Termin in Ihrem Google, Mac oder Office Kalender ein und sie synchronisieren automatisch mit dem Team Kalender. So ist jeder immer up-to-date.

Confluence mobil nutzen

Auch wenn ein Großteil unserer Arbeit am Schreibtisch stattfindet, muss man manchmal von unterwegs mit seinem Team in Verbindung bleiben. Dafür gibt es für Confluence Server und Data Center die Mobile App (nicht zu verwechseln mit Confluence Cloud). Mit dieser App für iOS und Android können Seiten erstellen, Inhalte editieren, Benachrichtigungen empfangen. So bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt.

mobile view confluence

Wie gesagt, wir lieben Confluence. Gleichzeitig sind wir immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, Confluence noch besser zu machen. Was ist Ihre Lieblingsfunktion? Erzählen Sie es uns in den Kommentaren! 

Möchten Sie mehr aus Ihrem Confluence herausholen? Treffen Sie uns beim K15t Solution Forum am 26. Juni 2019 in Stuttgart



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