IGEL Technology auf dem Weg zu dynamischer Dokumentation

Die Technische Redaktion muss sich an den stetigen und schnellen Wandel von Informationsarchitekturen anpassen - Inhalte werden in kürzeren Abständen veröffentlicht. Technische Redakteure arbeiten längst nicht mehr alleine, auch beteiligte Stakeholder liefern Input und möchten auf die verwendeten Systeme zugreifen können. 

Wir wissen, der reibungslose Wechsel auf ein modernes, dynamisches Redaktionssystem ist nicht immer einfach. Aus diesem Grund berichten wir Ihnen in der folgenden Case Study von der Erfolgsgeschichte unseres Kunden IGEL. 

Das mittelständische Unternehmen IGEL Technology GmbH ist der weltweit führende Anbieter von Next-Gen Edge OS-Lösungen für die sichere Bereitstellung von Cloud Workspaces.  mit Sitz in Bremen und Niederlassungen in Augsburg, San Francisco (USA), Reading (UK) sowie in fünf weiteren europäischen Ländern. 

IGEL veröffentlicht Technische Dokumentationen für insgesamt neun Softwareprodukte, mit jeweils drei bis vier Updates pro Jahr, an denen mehr als 40 Entwickler arbeiten. Drei Technische Redakteure pflegen 26 Handbücher mit ca. 7500 Topics. Diese Texte müssen in passendem Format für Kunden, Partner und Kollegen jederzeit und ortsunabhängig verfügbar sein. 

Nicht mehr zeitgemäßes Redaktionssystem schafft Probleme

Die bisherige Technologie, ein objektorientiertes Autorensystem, wurde den Anforderungen seitens IGEL nicht mehr gerecht:

  • Zusammenarbeit gestaltete sich zeitintensiv und umständlich
  • Keine Sprachverwaltung
  • Keine Versionsauswahl möglich
  • Gesamte Dokumentation ausschließlich komplett publizierbar  
  • Aktualisierung von Teilabschnitten unmöglich
  • Export von PDFs nur manuell möglich
  • Kein responsive Design
  • Ungenügende Suchfunktion

IGEL international 

IGEL besitzt Unternehmensstandorte in acht Ländern und die Produkte werden weltweit verkauft. Ebenso beschäftigt IGEL viele internationale Mitarbeiter. Um also mehrsprachige Dokumentationen ausliefern zu können, muss die Organisation der Inhalte einwandfrei funktionieren. Paralleles Editieren und Übersetzen ist maßgeblich für eine erfolgreiche Dokumentationsarbeit. Es muss die Möglichkeit bestehen, Inhalte in verschiedenen Sprachen bearbeiten oder neu hinzufügen zu können. Bei IGEL waren Übersetzungen bisher in einem Extrabereich außerhalb des alten Systems abgelegt. Schnelles Anpassen an kurzfristige Änderungen, ein Vergleichen oder gar paralleles Bearbeiten war nicht möglich.

Weitere Medienbrüche und eine nicht ausreichende Suchfunktion verhinderten den reibungslosen Ablauf von internen Reviews, was zur Frustration vieler Beteiligter führte. Das veraltete Design und eine erschwerte Usability der Plattform förderten dies. Das Autorentool war zudem nicht web-basiert. Es konnte daher ausschließlich von einem Computer aus gearbeitet werden, auf dem die nötige Software installiert war. Die Plattform war nicht mehr zeitgemäß. Um das zu ändern, machte sich das Redaktionsteam von IGEL auf die Suche nach einer Lösung. Auf der tekom wurden die Technikredakteure Britta Loew und Harald Saller fündig. Sie beschlossen mit Hilfe von K15t den Prozess der Technischen Dokumentation bei IGEL von Grund auf zu erneuern.

Anforderungen an das neue Redaktionstool 

Ziel des Teams war es, ein Redaktionssystem zu finden, das ihren Anforderungen gerecht wird:

  • effiziente und eingängige Bedienung
  • Responsive Webdesign
  • System weltweit in jedem Browser ausführbar
  • PDF-Export automatisiert, dynamisch, einheitlich
  • integriertes Übersetzungsmanagement und Versionierung
  • Technical Review im gleichen Tool

Die geeignete Lösung fand sich bei K15t aus Stuttgart in Form eines web-basierten Redaktionssystems. Die Systemgrundlage liefert hierbei Atlassian Confluence. Zunächst wurde gemeinsam die Informationsarchitektur neu konzipiert. Kunden und Mitarbeiter aller Abteilungen konnten den Entwicklungsprozess aktiv mitgestalten.

Migration ins neue System

Um die bestehenden Daten schnell und fehlerfrei in das neue Enlite-System umzuziehen, fand der Migrationsprozess weitestgehend automatisiert und in mehreren Schritten statt. Ein direkter Import, der Daten des alten Systems in das neue, hätte einen nicht unerheblichen Entwicklungsaufwand hinsichtlich der Konvertierung zwischen den beiden nativen XML-Formaten dargestellt. Dieser konnte von K15t mit dem Einsatz von DITA umgangen werden. Zudem wurde das neue System an die technischen und redaktionellen Arbeitsabläufe von IGEL angepasst. 

Neuorganisation der Inhalte 

Die Technische Dokumentation wurde schließlich in separate Bereiche innerhalb des Systems Enlite gegliedert, die sich mit kurzer Reaktionszeit individuell aktualisieren und publizieren lassen. Die bisher monolithische Organisationsstruktur der Inhalte wurde zudem in die neuen Bereiche aufgeteilt. Ausschlaggebendes Kriterium hierfür war die Versionierung. Dank der neuen Struktur finden die Endnutzer der Technischen Dokumentation jetzt genau die Version der jeweiligen Dokumentation, die sie bei ihrer Arbeit benötigen.

Zusätzlich finden die IGEL-Redakteure bereits erstellte Textbausteine in einer zentral angelegten Content-Reuse-Bibliothek wieder. Das Ergebnis ist ein effizienter Redaktionsprozess mit wiederverwendbaren Textbausteinen. 

IGEL Technology Knowledge Base mit Enlite

Ein Ergebnis, mit dem alle zufrieden sind 

Die ideale Lösung für IGEL heißt Enlite: ein modernes, web-basiertes Content-Management-System, welches Zusammenarbeit in Echtzeit und über Länder- und Unternehmensgrenzen hinweg möglich macht. Technische Dokumentation bei IGEL ist agil, einfach und effizient geworden. 

Unternehmen

IGEL Technology

Sparte

Endpoint-Management-Software

Firmensitz

Bremen

Key Facts

  • Arbeit im Team
  • Versionierung
  • System weltweit verfügbar (web-basiert)
  • System in jedem Browser ausführbar
  • Responsives Webdesign
  • Suchmaschinen optimiert
  • PDF-Export automatisiert, dynamisch, einheitlich
  • integriertes Übersetzungsmanagement 
  • effiziente und eingängige Bedienung

Lösung

Enlite von K15t


Sie interessieren Sich für Enlite? Wir beraten Sie gern.


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