Mit einer Content Reuse Bibliothek zeiteffizienter in der Technischen Dokumentation arbeiten

Um Technische Dokumentation so effizient wie möglich zu gestalten, greifen viele Redakteure auf bereits erstellte Inhalte zurück. Das auf Atlassian Confluence basierende Redaktionssystem Enlite enthält einige Funktionen, um sogenannten Content Reuse zu ermöglichen. 

Wie und warum ist Content Reuse sinnvoll? 

Bereits vorhandene Textelemente in ein neues Dokument einzubauen spart Zeit - sofern der Technische Redakteur sie einfach verwalten kann. "Copy-und-Paste" sollte nicht das Mittel der Wahl sein, denn hierbei muss immer wieder auf die ursprünglichen Dokumente zurückgegriffen werden. Eine durchdachte Content Reuse-Strategie hilft allen Beteiligten, Inhalte effektiver zu erstellen:

  • Eine zentrale Verwaltung der Text-Elemente erlaubt schnelle Auffindbarkeit 
  • Text-Elemente bleiben einheitlich, weil diese Texte unverändert und ohne Anpassung übernommen werden können 
  • Kein langes Suchen von Text-Elementen in bereits vorhandener Dokumentation
  • Recycling bereits existierender Texte spart ständiges Neuschreiben 
  • Vermeidung von doppelten Elementen spart Speicherplatz
  • Übersetzungsarchiv (Translation Memory System) spart wertvolle Ressourcen, weil nichts doppelt oder neu übersetzt werden muss 

Möglichkeiten von Content Reuse in Enlite: 

Folgende Möglichkeiten, die einen strategisch sinnvollen Content Reuse möglich machen, sind standardmäßig in Enlite enthalten:

  • insert files and images 'Dateien und Bilder einfügen': Hier können Sie angefügte Dateien anderer Seiten durchsuchen und auf Ihrer Enlite-Seite darstellen, ohne sie dabei duplizieren zu müssen. 
  • include page macro 'Seite einschließen'-Makro: Diese Funktion übernimmt den gesamten Inhalt einer bestehenden Enlite-Seite auf Ihre aktuelle Seite. Änderungen am Originalinhalt werden anschließend auf allen anderen Seiten, die Inhalt über das Makro eingeschlossen haben, übernommen.
  •  excerpt include 'Auszug einschließen'-Makro: Hier wird ein ausgewählter Abschnitt aus einem anderen Dokument auf die neue Seite übernommen. Definieren Sie mit Hilfe des Auszug-Makros, welchen Teil des Originaldokuments Sie duplizieren wollen.

Vorteile von Content Reuse mit Enlite:

  • Bibliothek: Legen Sie alle Inhalte zentral an einer Stelle ab
  • einheitliche Namensgebung: Schnelle Wiederauffindbarkeit wird durch eine klare, hierarchische Namensgebung gesichert: Die Suchleiste der "Seite-einschließen"-Dialogbox zeigt Ihnen lediglich die ersten 30 Zeichen des Seitennamens an. Die Präfixe der Dokumentennamen sollten kurz und prägnant sein. 
  • Verwendung von Bausteinen: Komplexe Dokumente lassen sich in kompakte Bausteine unterteilen. Sofern sinnvoll, lässt sich für jedes Element eine eigene Seite erstellen. Es vereinfacht Ihre Recycling-Strategie um ein Vielfaches, wenn Sie ganze Seiten aus Ihrer Reuse-Bibliothek und dem Seite-Einschließen-Makro verwenden können. 
  • Seiten mit Seiteneigenschaften organisieren: Sie können Seiten anhand ihrer Eigenschaften sortieren, indem Sie in die Elemente der Reuse-Bibliothek ein verstecktes Seiteneigenschaften-Makro und einen Seiteneigenschaften-Bericht in die Seite der Bibliothek einbauen. Ob Entstehungsdatum oder Dateityp, Eigenschaften helfen Ihnen, schnell den richtigen Inhaltsbaustein zu finden. Um keine unerwünschten leeren Absätze zu erhalten muss das Makro direkt unter dem entsprechenden Inhalt eingefügt werden. 
  • Content Reuse sinnvoll einsetzen: Content Reuse ist ein praktisches Tool für einen effizienten Redaktionsprozess. Beachten Sie allerdings, dass der überdimensionierte Einsatz von Textbausteinen die Qualität Ihrer Dokumentation negativ beeinflussen kann.

Content Reuse ist für einen modernen, zeiteffizienten Redaktionsprozess in der Technischen Dokumentation unabdingbar.

Das haben auch viele Besucher bestätigt, die uns in diesem Jahr auf der tekom 2019 getroffen haben. Dort haben wir unser Redaktionssystem Enlite vorgestellt. Schauen Sie in die Auswertung unserer jährlichen Besucherumfrage, welche spannende Ergebnisse wir sonst noch erhalten haben:

Das Redaktionssystem Enlite bietet noch viele weitere nützliche Funktionen.



Related Articles

Cookie Policy

Wir verwenden Cookies damit unsere Homepage gut funktioniert, wir unseren Service verbessern können und Ihnen die Nutzung erleichtern.