Erstellen Sie ein strukturiertes Roadmap-Template in Confluence

Eine kurze Definition des Begriffs "Roadmap"

Es gibt viele Arten von Roadmaps, aber sie haben alle eine Gemeinsamkeit: Eine Roadmap ist eine strategische Übersicht, um Projekte oder Produkte zu planen. Denn sie definieren das Ziel und die Meilensteine, die benötigt werden, um diese zu erreichen.

Bevor eine Roadmap erstellt wird, muss also klar sein, wie diese in einem Projekt oder Team verwendet werden soll. Eine Roadmap konzentriert sich auf ein definiertes und messbares zukünftiges Ergebnis. Sie ist ein Kommunikationswerkzeug mit dem nicht nur jeder einzelne Mitarbeiter, sondern das gesamte Team und alle Interessengruppen darüber hinaus, sich über das WAS und das WARUM jeder einzelnen Aufgabe abstimmen können.

Roadmaps werden unter anderem für Projekte in der IT, im Marketing, in der Entwicklung oder im Personalwesen eingesetzt. Dieser Blogbeitrag zeigt beispielhaft eine Confluence-Roadmap für eine vierteljährliche Projektplanung. 

Das Erstellen eines Roadmap-Templates in Confluence

Confluence ist ein ausgezeichnetes Tool, um eine effiziente und zielorientierte Roadmap für Ihre Projektplanung zu erstellen. Stellen Sie dafür auf einer Confluence-Seite übersichtlich alle Aufgaben, Funktionen und Verbesserungsideen dar, die Sie im nächsten Vierteljahr bearbeiten möchten. Die Confluence-Basisfunktionen reichen vollkommen aus, um ein Roadmap-Template mit einer gut durchdachten Struktur aufzubauen.

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Der Screenshot zeigt, wie eine Projektplanungs-Roadmap bei K15t in einer frühen Phase aussehen könnte. Sie besteht aus einer strukturierten Seite, auf der alle notwendigen Informationen übersichtlich angeordnet sind. Während der Projektplanung finden sowohl innerhalb also auch außerhalb des Teams Brainstorming-Events statt, um so unterschiedliche Ansichten zu erhalten und die gemeinsame Planung kontinuierlich zu verbessern.

Ein Beispiel für ein Roadmap-Template in Confluence

Sobald die Seitenstruktur steht und erste Ideen für die Projektplanung gesammelt und diskutiert wurden, können Sie mit dem Aufbau Ihrer Vorlage beginnen. Passen Sie die Seite mit der eigentlichen Roadmap direkt in Confluence an und fügen Sie die notwendigen Elemente hinzu, die für Ihr Roadmap-Template nützlich sind.

Hier sind einige Anregungen:

  • Der Titel:
    Geben Sie Ihrer Roadmap-Seite in Confluence einen guten Titel: klar definiert, verbunden mit einer Geschichte, basierend auf Meilensteinen. Seien Sie kreativ.

  • Das Ziel:
    Beschreiben Sie genau, welches Ziel Ihr Team mit dieser Roadmap in diesem Quartal erreichen möchte, zum Beispiel eine vollständige Integration.

  • Der Zeitplan:
    Nur mit einem Zeitplan ist eine Roadmap vollständig. Sie übersetzt den Seiteninhalt in eine visuelle Darstellung und zeigt Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten auf, die einzelnen Teammitgliedern helfen ihre Aktivitäten besser zu planen. So erhalten alle Beteiligten eine klare Vorstellung davon, wie und wann einzelne Aufgaben bearbeitet werden.

    Der Zeitplan lässt sich leicht über den Confluence-Roadmap-Planer erstellen.

  • Die Meilensteine:
    Meilensteine sind ein wesentlicher Bestandteil einer Roadmap. Bei K15t verwenden wir zum einen die Meilenstein-Markierungen im Zeitplan, zum anderen definieren wir sie, detailliert und mit Terminen versehen, in einer einfachen Tabelle.

  • Die Linksammlung:
    Immer hilfreich ist eine Linksammlung zu weiterführenden Seiten und verwandten Inhalten. Dafür nutzen wir die beiden Kästchen auf der rechten Seite. Die Linksammlung erstellen wir mit dem Confluence-Makro "Content by Label". So kann jeder immer alles Wichtige an einem Ort finden.

  • Die Aufgaben:
    Unser Produkt planen wir in einer Tabelle, unterteilt in die Bereiche Tasks (wie Marketingkampagnen oder Marktstudien), Features (wie das Hinzufügen einer neuen Komponente zur App) und Improvements (wie die Verbesserung der Benutzeroberfläche). Die Spalte Summery erklärt, warum wir etwas machen.

Nicht zuletzt gibt es das Backlog, in dem wir Aufgaben sammeln, die aber momentan nicht in den Zeitplan passen. 


Dies ist ein Beispiel für eine Produkt-Roadmap von K15t, nachdem die Pläne diskutiert und konkreter geworden sind.

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Nachdem Sie jetzt die wichtigsten Inhalte einer effizienten Roadmap kennen, wollen wir das Template in Confluence mit Leben füllen.

So verwenden Sie das Roadmap-Template in Confluence

Schauen wir uns einmal an, wie Sie mit einer Roadmap in Confluence arbeiten können. 

Tip

Schritt 1: Der erste Entwurf

Definieren Sie auf Ihrer Confluence-Seite feste Positionen für alle Elemente sowie für die Überschriften innerhalb der Roadmap. Gleich zu Beginn sollten Sie Ihre Ziele, Aufgaben, Funktionen und Verbesserungen darstellen. Dabei sollten Sie immer das Quartalsziel und die Prioritäten des Unternehmens im Blick haben. Vergessen Sie auch nicht, Feedback aus früheren Projekten mit aufzunehmen.

Schritt 2: Diskussion, Ausrichtung und Verantwortlichkeiten

Teilen Sie den ersten Entwurf mit allen Beteiligten und bieten Sie die Möglichkeit, Kommentare oder weitere Aufgaben hinzuzufügen. Falls notwendig, diskutieren Sie die Einträge im Anschluss mit Ihrem Team. Achten Sie dabei besonders auf mögliche Blocker oder neue Teammitglieder, die noch eingearbeitet werden müssen. Im zweiten Entwurf der Roadmap werden die Verantwortlichkeiten geklärt. Nun muss ein sogenannter Owner nicht jede einzelne Aufgabe selbst ausführen, aber dafür sorgen, dass die einzelnen Schritte erledigt, Blocker angesprochen und beteiligte Teammitglieder koordinieren werden.

Nun sollte Ihre Roadmap "startklar" sein.


Schritt 3: Eine Präsentation für alle Beteiligten

Ein einfacher, aber wichtiger Schritt ist die Präsentation der Roadmap in Confluence für alle, die an diesem Projekt beteiligt sind oder Interesse haben. Bis zu diesem Termin sollte das gesamte Feedback eingearbeitet und Unstimmigkeiten geklärt worden sein, damit sie in die Roadmap aufgenommen werden können. Jetzt ist auch noch einmal der Zeitpunkt um sicherzustellen, dass alle das gleiche Ziel vor Augen haben und dass die Roadmap mit den Prioritäten des Unternehmens übereinstimmt.

Nach diesen drei Schritten ist es wichtig, sich auf diesen Plan festzulegen und ihn auszuführen. Trotzdem ist es natürlich ratsam, flexibel zu bleiben und sich nicht von unvorhergesehenen Ereignissen überraschen zu lassen.

Best-Practices für die Planung mit Roadmaps

Unsere K15t-Teams arbeiten seit vielen Jahren mit Roadmaps, so dass wir die folgenden Tipps ausreichend getestet haben und gerne weitergeben möchten.

  • Beginnen Sie rechtzeitig - Setzen Sie sich Erinnerungen! Mit genügend Vorbereitungszeit erkennen Sie auftretende Blocker und die Notwendigkeit für Anpassungen zeitnah.

  • Seien Sie realistisch, aber trauen Sie sich und Ihrem Team etwas zu - Setzen Sie sich hohe Ziele, aber übernehmen Sie sich nicht. Es ist auf Dauer sehr demotivierend, nicht das zu erreichen, was man sich vorgenommen hat.

  • Konzentrieren Sie sich auf das Warum - Sowohl im als auch außerhalb des Teams sollte jeder verstehen, warum ein Ziel und seine Aufgaben auf diese besondere Art und Weise festgelegt wurden.

  • Keep it short and simple - Erstellen Sie keinen zu detaillierten Plan! Das kostet Sie viel Zeit und lässt wenig Raum für Flexibilität.

  • Teilen Sie die Verantwortung - Es sollte immer klar sein, wer zu welchem Zeitpunkt für welche Aufgabe verantwortlich ist.

  • Justieren Sie regelmäßig nach - Bleiben Sie flexibel und überprüfen Sie die Roadmap von Zeit zu Zeit.

Präsentieren Sie Ihre Roadmap auch außerhalb des Teams

Sie wollen Ihre Roadmap Ihren Investoren oder Kunden präsentieren, die aber keinen Zugang zu Ihrem internen Confluence haben?

Der Atlassian Marketplace bietet Apps, mit denen Sie aus Ihrem Confluence-Bereich heraus ansprechende Dokumente erstellen und weiterleiten können. Bei K15t verwenden wir Scroll Documents for Confluence. Die App ermöglicht es Ihnen, einen kompletten Confluence-Seitenbaum und alle untergeordneten Seiten als eine Einheit zu bearbeiten. Das Ergebnis ist ein übersichtliches Dokument mit Unterkapiteln und weiterführenden Links. Wenn nötig, können Sie dieses Dokument sogar als PDF exportieren und an externe Parteien versenden.

Erstellen Sie Ihr eigenes Roadmap-Template

Mit einer gut durchdachten Roadmap können Produktverbesserungen und andere Projekte, egal ob in der Entwicklung, im Marketing, im Qualitätsmanagement oder im Personalwesen, effizienter und übersichtlicher geplant werden. Der Roadmap Planner steht Ihnen dabei auch über die Confluence Cloud zur Verfügung.

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